Notion đã trở thành công cụ không thể thiếu trong việc tổ chức ý tưởng, quản lý dự án và điều hành nhóm, nhưng nó lại có những hạn chế nhất định về quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân và không gian làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Notion mang tính riêng tư cao, không gì có thể sánh bằng một wiki tự lưu trữ (self-hosted wiki). Có rất nhiều công cụ như vậy, nhưng trong số đó, Docmost nổi bật lên với nhiều lý do, mang đến một góc nhìn mới mẻ về quản lý tài liệu và năng suất nhóm. Chúng tôi đã trải nghiệm và thực sự ấn tượng. Dưới đây là những lý do Docmost trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho bất kỳ ai muốn xây dựng một không gian làm việc toàn diện, hiệu quả và an toàn.
Giao Diện Quen Thuộc Như Notion, Không Cần Học Lại
Không cần đường cong học tập
Một trong những điểm hấp dẫn nhất của Docmost chính là giao diện người dùng quen thuộc, được thiết kế gần như sao chép Notion. Sự tương đồng có chủ đích này giúp giảm đáng kể thời gian học hỏi. Không giống như các đối thủ khác của Notion (như Logseq, Anytype hay Capacities), bạn sẽ không gặp khó khăn khi bắt đầu sử dụng Docmost trên máy tính để bàn. Nếu đã quen với bố cục, cấu trúc và chức năng của Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi chuyển sang Docmost. Ngay cả cấu trúc tổ chức cũng được giữ nguyên (điều này sẽ được thảo luận chi tiết hơn sau).
Giao diện chính của Docmost hiển thị menu điều hướng và các trang, gợi nhắc sự quen thuộc với người dùng Notion
Trình Soạn Thảo Hiện Đại Với Lệnh “Slash Command”
Loại bỏ thanh công cụ rườm rà
Docmost ưu tiên một không gian làm việc sạch sẽ và không lộn xộn. Việc tích hợp lệnh gạch chéo (/) giúp đơn giản hóa việc tạo nội dung. Bạn có thể dễ dàng chèn nhiều loại khối (block), tùy chọn định dạng và các phần tử nhúng chỉ bằng cách nhập văn bản đơn giản, tránh xa các thanh công cụ cồng kềnh và bận rộn. Điều này mang lại trải nghiệm viết nhanh hơn và mượt mà hơn.
Nếu bạn chưa quen với lệnh gạch chéo, bạn luôn có thể sử dụng ngôn ngữ Markdown để định dạng ghi chú của mình. Markdown đặc biệt hữu ích cho những người thích làm việc bằng bàn phím. Mục lục (table of contents) cũng rất tiện lợi nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu dài. Giống như Notion, khả năng gán các biểu tượng độc đáo cho các trang Docmost giúp tăng tính trực quan.
Chúng tôi cũng đánh giá cao một số điểm nhấn thông minh trong trình chỉnh sửa. Ví dụ, khi bạn thêm một khối callout (gọi chú ý), bạn có thể chọn giữa các loại thông tin (info), cảnh báo (warning), nguy hiểm (danger) và thành công (success).
Khả Năng Tổ Chức Mạnh Mẽ, Linh Hoạt
Tạo không gian làm việc theo mục đích cụ thể
Docmost cho phép người dùng tạo các không gian làm việc (workspace) riêng biệt, mỗi không gian đóng vai trò là một trung tâm chuyên dụng cho các dự án và nhóm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể có các không gian làm việc riêng cho “Dự Án Cá Nhân”, “Cộng Tác Nhóm” và “Cơ Sở Kiến Thức”.
Tính năng này khá tiện lợi cho người dùng đang đảm nhiệm nhiều vai trò hoặc quản lý các dự án đa dạng, vì nó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng và có tổ chức cho công việc của họ. Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể tạo cấu trúc phân cấp các trang và trang con. Ví dụ, bạn có thể có một trang “Dự Án X” và thêm các trang con cho “Nghiên Cứu”, “Lập Kế Hoạch” và “Thực Thi”. Khả năng này là vô tận.
Ảnh chụp màn hình không gian làm việc (workspace) trong Docmost, minh họa cách tổ chức các dự án và nhóm
Hỗ Trợ Chèn Sơ Đồ Chi Tiết Nâng Cao
Trực quan hóa dữ liệu trong tích tắc
Đây là điểm mà Docmost vượt trội hơn Notion. Nó có hỗ trợ gốc cho Mermaid. Bạn có thể dễ dàng tạo ra nhiều loại sơ đồ khác nhau, như biểu đồ luồng (flowchart), sơ đồ tuần tự (sequence diagram) và biểu đồ Gantt, trực tiếp trong trình chỉnh sửa bằng cách sử dụng cú pháp văn bản đơn giản.
Bạn chỉ cần viết mã Mermaid vào trình chỉnh sửa Docmost, và nền tảng sẽ tự động hiển thị sơ đồ theo thời gian thực. Sự tích hợp liền mạch này giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình làm việc, vì bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng bên ngoài để tham khảo sơ đồ. Bạn thậm chí có thể mở trình chỉnh sửa Excalidraw ngay trong một trang Docmost, sử dụng trình chỉnh sửa mạnh mẽ để tạo sơ đồ và nhúng vào. Tương tự, bạn có thể nhúng các tệp từ nhiều dịch vụ khác nhau như Google Drive, Figma, Miro, Typeform, Framer, và nhiều hơn nữa.
Cộng Tác Nhóm Thời Gian Thực Hiệu Quả
Luôn cập nhật thông tin
Docmost sánh ngang với Notion về khả năng cộng tác thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng mời các thành viên trong nhóm với các quyền cụ thể (chỉ đọc hoặc chỉnh sửa) và bắt đầu cộng tác ngay lập tức. Điều này giúp công việc nhóm trở nên mượt mà hơn rất nhiều, giảm đáng kể các cuộc họp và chuỗi email. Docmost cũng hỗ trợ lịch sử trang (page history) và hệ thống lệnh để tham gia thảo luận.
Docmost với tính năng cộng tác thời gian thực, hiển thị nhiều người dùng đang chỉnh sửa trên cùng một trang, tối ưu hóa làm việc nhóm
Quyền Năng Tự Lưu Trữ (Self-Hosting)
Lưu trữ dữ liệu workspace trên máy chủ của bạn
Một trong những yếu tố lớn nhất khiến chúng tôi bị thu hút bởi Docmost chính là khả năng tự lưu trữ của nó. Khả năng tự lưu trữ này có nghĩa là bạn có thể lưu trữ thông tin nhạy cảm của mình trên máy chủ riêng, một đám mây riêng hoặc thậm chí là một máy cục bộ (phương pháp được ưu tiên). Mức độ kiểm soát này mang lại cảm giác bảo mật và an tâm đáng kể.
Đối với nhiều người, khía cạnh riêng tư này là cực kỳ quan trọng. Khi xử lý dữ liệu bảo mật, việc biết rằng thông tin được lưu trữ ở một vị trí mà bạn hoàn toàn kiểm soát sẽ là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Bạn không cần phải lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu, bị khóa (lock-in) không cần thiết hoặc truy cập trái phép từ các nguồn bên ngoài.
Minh họa khả năng tự lưu trữ của Docmost, cho phép người dùng kiểm soát hoàn toàn dữ liệu trên máy chủ riêng
Bắt Đầu Hành Trình Tự Lưu Trữ Của Bạn Với Docmost
Rõ ràng Docmost không chỉ là một bản sao Notion. Nó kế thừa những điểm tốt của Notion và bổ sung một lớp bảo mật mạnh mẽ với khả năng tự lưu trữ. Tất nhiên, Docmost không hoàn hảo. Chúng tôi mong muốn được thấy các tùy chọn cơ sở dữ liệu (dạng danh sách, thư viện, bảng, bảng Kanban và lịch), ứng dụng di động và tự động hóa quy trình làm việc trong các bản cập nhật tương lai.
Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, Docmost đã hoàn thiện các tính năng cơ bản và với khả năng cộng tác thời gian thực, đây có thể là công cụ hoàn hảo cho các cá nhân và nhóm bận rộn đang tìm kiếm một không gian làm việc riêng tư. Hãy thử Docmost ngay hôm nay để giữ cho dữ liệu cá nhân của bạn tránh xa những ánh mắt tò mò. Nếu Docmost chưa phù hợp, bạn có thể tham khảo một giải pháp thay thế tự lưu trữ khác tên là Outline.
Logo chính thức của Docmost, đại diện cho thương hiệu phần mềm quản lý tài liệu và cộng tác Nguồn: Docmost
