Microsoft Teams đã nhanh chóng trở thành một nền tảng giao tiếp và cộng tác phổ biến, được Microsoft đầu tư mạnh mẽ vào việc tích hợp sâu rộng với các ứng dụng Office. Với sự phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, Teams đã chứng tỏ được khả năng của mình trong việc kết nối các nhóm làm việc. Tuy nhiên, đằng sau những tính năng nổi bật, Microsoft Teams vẫn tồn tại những hạn chế và vấn đề đáng cân nhắc, có thể khiến bạn phải suy nghĩ lại trước khi chọn đây là công cụ giao tiếp chính cho tổ chức của mình. Hãy cùng 123thuthuat.com đi sâu phân tích những lý do chính tại sao bạn có thể muốn tìm kiếm một công cụ thay thế Microsoft Teams.
5. Teams Vẫn Là Cỗ Máy Ngốn Tài Nguyên
Các quy trình nền chiếm dụng tài nguyên máy tính nghiêm trọng
Trong suốt hai năm sử dụng Teams, một điều tôi nhận thấy rõ ràng là việc khởi động cùng hệ thống đã làm chậm đáng kể máy tính của tôi. Lý do chính là Teams thường chạy nhiều quy trình nền (background processes) để duy trì kết nối, đồng bộ dữ liệu và gửi thông báo, ngay cả khi người dùng không chủ động sử dụng.
Khi tôi quay lại sử dụng, dù chỉ có vài cuộc trò chuyện và kênh hoạt động, Teams vẫn tiêu tốn khoảng 400 MB RAM và chạy 10 quy trình. Để so sánh, Slack, với hơn 20 cuộc trò chuyện và kênh, chỉ tiêu thụ chưa đến một nửa lượng tài nguyên đó. Vấn đề này trở nên nghiêm trọng hơn khi Teams được kết nối với các ứng dụng Microsoft 365 và bạn bắt đầu cộng tác trên các dự án lớn. Trình duyệt Edge của Microsoft cũng từng gặp vấn đề lớn về tiêu thụ bộ nhớ, và mặc dù Microsoft đã khắc phục một số lỗi, nền tảng này vẫn chưa phải là lựa chọn tốt nhất để tiết kiệm tài nguyên.
4. Teams Được “May Đo” Riêng Cho Môi Trường Microsoft
Yêu cầu tài khoản Microsoft 365 dành cho công việc hoặc trường học
Như đã đề cập, Microsoft Teams tự hào về khả năng tích hợp mạnh mẽ với các sản phẩm Microsoft khác. Tuy nhiên, đây lại là một điểm yếu khi làm việc với các công cụ của bên thứ ba. Nhiều tổ chức hiện nay sử dụng một hỗn hợp các giải pháp phần mềm như Salesforce, Trello, Asana, v.v., và việc tích hợp các công cụ này với Teams thường không hề dễ dàng.
Mặc dù Microsoft đã nỗ lực cải thiện khả năng tích hợp bên thứ ba, những kết nối này thường đòi hỏi cấu hình bổ sung và quy trình xử lý sự cố phức tạp, gây tốn thời gian và gây khó chịu cho cả người dùng lẫn quản trị viên IT. Vấn đề còn trở nên khó khăn hơn khi một số tích hợp, như Asana, yêu cầu người dùng phải có tài khoản công việc hoặc trường học của Microsoft. Điều này có nghĩa là bạn cần đảm bảo có giấy phép phù hợp nếu muốn tận dụng tối đa các tính năng tích hợp, một rào cản tài chính và kỹ thuật không nhỏ.
3. Tùy Chỉnh Hạn Chế
Đừng mong đợi nhiều về khả năng cá nhân hóa
Microsoft Teams cung cấp một số ít tùy chọn cá nhân hóa cho các nhóm và kênh, nhưng danh sách này khá khiêm tốn so với các nền tảng khác như Slack hay Zoom. Ví dụ, trong Teams, bạn không thể dễ dàng tùy chỉnh bố cục không gian làm việc để ưu tiên một số tính năng hoặc công cụ nhất định.
Việc không thể cá nhân hóa nền tảng theo nhu cầu cụ thể của mình có thể khiến người dùng gặp khó khăn khi tìm kiếm công cụ cần thiết hoặc lãng phí thời gian điều hướng qua các tính năng không sử dụng. Hơn nữa, những vướng mắc này cũng có thể dẫn đến hiểu lầm trong giao tiếp. Tôi không nhớ đã bao nhiêu lần mình vô tình đăng thông tin hoặc chia sẻ tệp sai kênh. Điều này xảy ra đơn giản vì tôi không thể đánh dấu màu sắc một cuộc trò chuyện hoặc làm cho nó nổi bật hơn. Những sự cố nhỏ nhặt này có thể tạo ra các cuộc trò chuyện qua lại không cần thiết để làm rõ hiểu lầm, làm gián đoạn quy trình làm việc.
2. Đường Cong Học Tập Dốc
Mất một thời gian để làm quen với Teams
Ban đầu, Teams là một công cụ chat khá đơn giản, nhưng theo thời gian, khi Microsoft điều chỉnh nó cho mục đích kinh doanh, họ đã bổ sung rất nhiều tính năng. Mặc dù là một phần của hệ sinh thái Microsoft quen thuộc, giao diện của Teams vẫn không thực sự mang lại cảm giác thân thuộc như các ứng dụng Microsoft khác.
Giao diện nền tảng không phải lúc nào cũng trực quan, và nhiều người dùng có thể cần được đào tạo chuyên sâu để hiểu đầy đủ cách sử dụng tất cả các tính năng một cách hiệu quả. Cá nhân tôi vẫn gặp khó khăn với các chức năng nâng cao như thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh, quản lý quyền hoặc tích hợp ứng dụng của bên thứ ba. Mặc dù nhận định này có thể mang tính chủ quan, nhưng rõ ràng các nền tảng như Slack hoặc Google Chat thường có đường cong học tập dễ tiếp cận hơn nhiều, không đòi hỏi quá nhiều thời gian đào tạo.
1. Vấn Đề Bảo Mật Và Thời Gian Ngừng Hoạt Động
Sự phổ biến đi kèm với rủi ro
Trong nhiều năm, đã có những tranh luận về việc trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức trên Teams. Microsoft cũng có hướng dẫn về cách chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu trò chuyện hoặc cuộc họp trong Teams. Về lý thuyết, bạn có thể làm điều đó nếu có các quyền cần thiết. Tuy nhiên, năm ngoái, tôi đã bất ngờ nhận được một tin nhắn từ một người dùng bên ngoài tổ chức mà không ai mời. Tin nhắn đó là spam quảng cáo cho một trò lừa đảo tiền mã hóa, mời tôi tham gia cuộc trò chuyện Skype.
Tin nhắn rác không mong muốn từ liên hệ lạ trên Microsoft Teams
Microsoft đang gắn cờ các ứng dụng và dịch vụ gây ảnh hưởng đến người dùng Teams, nhưng một số nỗ lực lừa đảo (phishing) vẫn có thể lọt qua. Rõ ràng, những kẻ tấn công bị thu hút bởi sự phổ biến của Teams, hy vọng có thể tiếp cận các hệ thống và tài nguyên mà sau này sẽ trở thành con bài mặc cả cho mã độc tống tiền (ransomware).
Cuối cùng, Teams cũng đã phải đối mặt với nhiều sự cố ngừng hoạt động, ảnh hưởng đến hàng triệu người dùng trên toàn thế giới. Sự cố gần đây nhất xảy ra vào ngày 3 tháng 3 năm 2025 và kéo dài hàng giờ cho đến khi Microsoft thông báo đã khắc phục được sự cố. Cần lưu ý rằng Teams hoạt động hoàn toàn trực tuyến, vì vậy các kênh liên lạc đã bị gián đoạn hoàn toàn trong suốt thời gian xảy ra sự cố này.
Bạn có nên quay lại Microsoft Teams?
Mặc dù Microsoft Teams cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ và tích hợp liền mạch với Microsoft 365, nền tảng này vẫn có những điểm chưa hoàn hảo. Các vấn đề như sự phức tạp quá mức, khả năng tùy chỉnh hạn chế và tiêu thụ tài nguyên cao có thể cản trở năng suất và khiến nền tảng này kém hiệu quả hơn so với các lựa chọn thay thế như Slack, Zoom hoặc Google Workspace. Tóm lại, trừ khi tổ chức bạn đang cộng tác yêu cầu nghiêm ngặt phải sử dụng nền tảng giao tiếp này, tôi sẽ ưu tiên sử dụng bất kỳ công cụ nào khác.
Hãy chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn về Microsoft Teams trong phần bình luận bên dưới nhé!
