Notion là một công cụ ghi chú và quản lý công việc mạnh mẽ, linh hoạt, được nhiều người lựa chọn dù sử dụng cho mục đích cá nhân hay cộng tác trong các dự án lớn. Với khả năng mở rộng tuyệt vời, Notion giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng và sở hữu thư viện plugin phong phú, cho phép tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc.
Tuy nhiên, Notion cũng là ứng dụng dễ bắt đầu nhưng khó để thực sự làm chủ. Mức độ kiến thức cần thiết để khai thác tối đa công cụ này rất cao, và người mới bắt đầu đôi khi có thể cảm thấy choáng ngợp trước vô vàn tính năng. Một cách đơn giản để tránh những lỗi không đáng có là biết rõ điều gì cần tránh. Dưới đây là tổng hợp những sai lầm phổ biến nhất mà “tân binh” Notion thường mắc phải, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức ngay từ đầu.
Lỗi #1: Cố gắng “phát minh lại bánh xe”
Làm việc thông minh hơn, không vất vả hơn
Notion cung cấp hàng trăm mẫu (template) có sẵn cho hầu hết mọi nhu cầu tiềm năng, bao gồm các kế hoạch hàng tuần, công cụ xây dựng CV, trình theo dõi thói quen, v.v. Ứng dụng này giúp bạn dễ dàng xây dựng bố cục riêng và định dạng ghi chú theo ý thích, và mặc dù điều đó chắc chắn là điều bạn nên làm, hãy chọn lọc. Ngay cả khi bạn cần một mẫu để theo dõi một thứ gì đó khá đặc thù, hãy tìm kiếm trước – cộng đồng Notion đã tạo ra rất nhiều mẫu, cả miễn phí và trả phí, mà bạn có thể tải về.
Đừng lãng phí thời gian xây dựng một cái gì đó khi bạn chỉ cần tải xuống một mẫu có sẵn phù hợp với nhu cầu của mình. Tuy nhiên, cũng đừng quá phụ thuộc vào các mẫu và đừng ngại sửa đổi một mẫu hiện có để phù hợp hơn với mục đích của bạn.
Lỗi #2: Đặt quá nhiều thông tin lên Dashboard
Ít hơn là nhiều hơn
Một trong những tính năng tốt nhất của Notion là dashboard (bảng điều khiển). Bạn có thể tạo một ghi chú trung tâm để theo dõi tiến độ của nhiều ghi chú khác và đưa mọi thứ bạn cần xem lên một trang duy nhất. Lỗi dễ mắc phải là đặt quá nhiều thứ lên dashboard. Hãy giới hạn nó chỉ ở những cái nhìn cấp cao nhất và có các ghi chú được liên kết riêng biệt để xem chi tiết hơn. Việc quá tải dashboard là cách dễ dàng làm chậm sổ ghi chú của bạn và đánh mất mục đích của việc có một trang dành riêng để xem mọi thứ trong nháy mắt.
Ví dụ về bảng điều khiển Notion gọn gàng và khoa học
Lỗi #3: Không xây dựng (và tuân thủ) cấu trúc phân cấp rõ ràng
Đơn giản là chìa khóa
Khi bắt đầu sử dụng Notion, hãy tránh tạo các ghi chú ngẫu nhiên. Hãy lên kế hoạch về cấu trúc và hệ thống phân cấp phù hợp để tổ chức chúng, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều công việc về sau. Dashboard của bạn là một phần của điều này; nó sẽ đóng vai trò là trung tâm chính cho tất cả các ghi chú của bạn. Bằng cách quyết định một cấu trúc tổ chức từ trước, bạn sẽ tránh được việc làm mất ghi chú trong một mớ thông tin lộn xộn.
Với điều đó, việc tạo một lược đồ đặt tên phù hợp với hệ thống phân cấp là một ý tưởng hay. Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng quét tên mà còn làm cho việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Nó có vẻ không cần thiết khi bạn chỉ có vài chục ghi chú, nhưng khi bạn có hàng trăm ghi chú cần sắp xếp, đây có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ.
Minh họa cách Notion tương tác với cơ sở dữ liệu liên kết theo cấu trúc
Lỗi #4: Bắt đầu quá lớn, quá sớm
Bắt đầu nhỏ không sao cả
Khi mới tiếp cận Notion, rất dễ bị cám dỗ bởi việc xây dựng một hệ thống phức tạp, cầu kỳ ngay lập tức. Tuy nhiên, thường thì tốt hơn hết là bắt đầu từ những điều nhỏ và dần dần nâng cấp. Hãy phát triển hệ thống ghi chú của bạn sao cho nó đáp ứng các nhu cầu cơ bản, và đừng cảm thấy bạn cần phải học cách liên kết các ghi chú và sử dụng các tính năng nâng cao ngay từ đầu. Bắt đầu với những điều cơ bản và học hỏi dần không có gì sai cả. Bắt đầu với các khối xây dựng cơ bản, như danh sách việc cần làm (to-do list) hoặc một bảng, và phát triển từ đó. Khi bạn đã thoải mái sử dụng các tính năng cơ bản của Notion, bạn có thể chuyển sang các chức năng nâng cao hơn.
Có một đường cong học hỏi rõ ràng với Notion, nhưng một khi bạn đã nắm bắt được nó, khả năng là vô tận.
Lỗi #5: Bỏ qua việc sử dụng Cơ sở dữ liệu (Databases)
Databases là người bạn của bạn
Cơ sở dữ liệu Notion là một tính năng nâng cao, nhưng chúng trông phức tạp hơn thực tế. Trong thực tế, cơ sở dữ liệu chỉ là một cách dễ dàng để tổ chức thông tin một cách linh hoạt hơn. Bạn có thể chọn một mục trong cơ sở dữ liệu để mở ghi chú riêng của nó, nơi bạn có thể thêm thông tin chi tiết hơn về mục đó. Bạn cũng có thể gán các thuộc tính cho các mục trong cơ sở dữ liệu, như ngày tháng và liên kết. Cơ sở dữ liệu Notion cũng cho phép truy cập vào nhiều chế độ xem. Bạn có thể xem thông tin được liệt kê dưới dạng biểu đồ, lịch, danh sách, v.v.
Cơ sở dữ liệu giúp bạn dễ dàng quản lý một lượng lớn thông tin mà không cần tạo ra số lượng ghi chú riêng lẻ tương ứng. Chúng có thể giữ cho sổ ghi chú của bạn có tổ chức hơn trong khi cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án bạn đang thực hiện, và cấu trúc linh hoạt của chúng làm cho cơ sở dữ liệu dễ dàng thích ứng cho nhiều mục đích khác nhau.
Thêm bộ lọc vào cơ sở dữ liệu Notion liên kết để dễ dàng quản lý
Tránh những sai lầm này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian
Notion có thể gây choáng ngợp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Tránh mắc phải những sai lầm cấp độ người mới bắt đầu này, bạn sẽ có trải nghiệm tốt hơn nhiều ngay từ đầu và tiết kiệm được rất nhiều “đau đầu” về sau (đặc biệt là nếu điều đó có nghĩa là bạn không phải mất hàng giờ để tự tay sắp xếp hàng trăm ghi chú nằm rải rác).
Logo của Notion biểu tượng chữ N trắng trên nền tím
Bạn đã từng mắc phải những lỗi này khi sử dụng Notion chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới, hoặc tìm hiểu thêm các mẹo và thủ thuật công nghệ hữu ích khác trên 123thuthuat.com để nâng cao hiệu suất làm việc và học tập của mình nhé!
