Là một người dùng Gmail lâu năm kể từ những ngày đầu ra mắt, tôi chưa bao giờ gặp phải vấn đề đáng kể nào với dịch vụ email này. Gmail đã hoạt động đúng như mong đợi qua nhiều năm. Tuy nhiên, gần đây, sau khi nghe các đồng nghiệp nhắc đến những lựa chọn khác, tôi bắt đầu muốn thử nghiệm các giải pháp thay thế. Trong vô vàn ứng dụng email hiện có, hai cái tên đã thu hút sự chú ý của tôi là Proton Mail và Notion Mail. Lý do chính là vì cả hai đều miễn phí, và tôi cũng đã từng sử dụng các dịch vụ hoặc ứng dụng khác từ các công ty mẹ này. Ban đầu, tôi khá hoài nghi, vì đã quá quen thuộc với giao diện người dùng của Gmail và thường e ngại chuyển sang các ứng dụng mới trừ khi có điều gì đó thực sự không ổn.
Dù vậy, tôi quyết định thử Notion Mail. Chủ yếu là vì tôi đang sử dụng Notion rất nhiều để xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân, và tôi thực sự thích thương hiệu này. Tôi cũng được biết rằng các nền tảng của Notion có khả năng tích hợp rất tốt với nhau, và đây là một yếu tố nữa thuyết phục tôi thực hiện sự chuyển đổi này. Sau một thời gian trải nghiệm, tôi có thể khẳng định rằng đây là một quyết định đúng đắn. Nếu bạn cũng đang phân vân và cần một lý do để đưa ra quyết định, dưới đây là năm tính năng nổi bật của Notion Mail khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế tốt hơn Gmail.
1. Chế Độ Xem Hộp Thư Tùy Chỉnh – AI Thông Minh Phân Loại Email
Bạn là người quyết định các danh mục
Nếu bạn là người dùng Gmail, chắc hẳn bạn đã quen thuộc với các danh mục mặc định mà Gmail tự động phân loại hộp thư đến của bạn: Chính (Primary), Quảng cáo (Promotions), Mạng xã hội (Social), Cập nhật (Updates) và Diễn đàn (Forums). Ban đầu, tôi từng nghĩ rằng những bộ lọc này khá hiệu quả, nhưng sau khi sử dụng Notion Mail, tôi mới nhận ra rằng Gmail đã làm một công việc khá “lười biếng” trong việc phân loại.
Notion Mail sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để phân loại email dựa trên người gửi, mức độ quan trọng, chủ đề và mức độ khẩn cấp. Ví dụ, nếu bạn nhận được một email cần hành động ngay lập tức, Notion Mail sẽ ưu tiên email đó. Một hộp thư đến được tùy chỉnh như thế này, dựa trên thói quen sử dụng cá nhân, chắc chắn là hướng đi đúng đắn cho các ứng dụng email hiện đại.
Giao diện tuỳ chỉnh hộp thư đến của Notion Mail với các danh mục thông minh được phân loại bởi AI.
2. Tích Hợp Chặt Chẽ Với Hệ Sinh Thái Notion
Dễ dàng nhập ghi chú và liên kết từ Notion
Những người dùng thường xuyên của Notion Pages và Notion Calendar sẽ cực kỳ yêu thích cách mà nền tảng này tích hợp chặt chẽ với Notion Mail. Khả năng nhập ghi chú và tài liệu trực tiếp vào email nháp trở nên vô cùng dễ dàng. Bạn có thể kết nối tất cả các dịch vụ để xem lịch trình của mình và đính kèm một liên kết trong email để người nhận có thể nhấp vào đó và bắt đầu cuộc họp với bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng các lệnh như /schedule để khởi tạo. Bạn cũng có thể dễ dàng nhập các trang từ Notion vào email của mình, tạo nên một luồng công việc liền mạch và hiệu quả.
Tích hợp Notion Mail với các ứng dụng Notion Pages và Calendar, cho phép chèn liên kết cuộc họp và ghi chú.
3. Tính Năng Snippets – Giảm Sự Lặp Lại Nhờ Mẫu Email Tùy Chỉnh
Tạo các mẫu email có thể tùy chỉnh
Nếu bạn thường xuyên trả lời email bằng một bộ mẫu có sẵn, bạn chắc chắn sẽ yêu thích tính năng Snippets trên Notion Mail. Bạn có thể lưu trữ các cài đặt trước nhất định với các trường có thể tùy chỉnh. Ví dụ, nếu bạn đang trong quá trình tìm việc, bạn có thể thiết lập một mẫu email bao gồm trình độ và kinh nghiệm làm việc của mình, đồng thời để trống các trường cho tên công ty và một số thông tin bổ sung mà bạn muốn thêm vào về công ty đó. Tính năng này có thể giúp bạn tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể. Để gọi đoạn mã này, bạn chỉ cần sử dụng lệnh /job trong email và điền thông tin liên quan.
Cửa sổ chỉnh sửa tính năng Snippets trong Notion Mail, giúp tạo các mẫu email nhanh chóng.
4. Hỗ Trợ Định Dạng Markdown Gốc – Công Cụ Biên Tập Mạnh Mẽ Hơn
Công cụ định dạng tốt hơn
Việc định dạng văn bản trên Gmail thường rất cơ bản. Các công cụ gốc của nó không đủ để đáp ứng nhu cầu của những người dùng chuyên nghiệp, điều này có nghĩa là bạn không thể làm cho email của mình trông như mong muốn. Notion Mail giải quyết vấn đề đó với khả năng hỗ trợ định dạng Markdown đầy đủ. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề với nhiều kích cỡ khác nhau, dán văn bản từ các nguồn trực tuyến bên ngoài mà vẫn giữ nguyên định dạng, v.v. Nếu bạn là một chuyên gia marketing thường xuyên viết nhiều email, bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao sự thay đổi này. Tính năng này không chỉ giúp email trông chuyên nghiệp hơn mà còn cải thiện trải nghiệm đọc cho người nhận.
Khả năng hỗ trợ Markdown của Notion Mail, mang lại công cụ định dạng nâng cao cho email.
5. Soạn Thảo Nhanh Hơn Nhờ AI và Phím Tắt Thông Minh
Viết email ít tốn công sức hơn
Việc tích hợp AI trong Notion Mail không chỉ giúp phân loại email vào các thư mục khác nhau. Nó còn cực kỳ hữu ích trong việc soạn thảo email bằng các lời nhắc (prompts), sửa lỗi ngữ pháp hoặc lỗi diễn đạt, và tinh chỉnh giọng điệu của một email. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể sử dụng AI để soạn thảo các phản hồi tự động một cách nhanh chóng, nếu bạn không muốn gõ toàn bộ email. Hơn nữa, Notion Mail có thể tham chiếu các Notion Pages để lấy ngữ cảnh, vì vậy bạn có thể yêu cầu AI tìm kiếm thông tin từ một tài liệu trong khi trả lời một email.
Bên cạnh việc tích hợp AI, một điểm cộng lớn khác là khả năng nhanh chóng thêm các phím tắt hoặc tham chiếu các mục bằng lệnh /, giống như trên Notion Pages. Nếu bạn đã quen với việc gọi các tính năng hoặc chèn Snippets thông qua các lệnh khi gõ tài liệu trong Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn quen thuộc khi sử dụng ứng dụng email của công ty này.
Giao diện soạn email trong Notion Mail, hiển thị tính năng hỗ trợ AI và các phím tắt lệnh.
Giao Diện Tinh Tế, Hiện Đại Cùng Trải Nghiệm Hoàn Hảo
Notion Mail đã chứng minh một cách xuất sắc rằng một ứng dụng email hiện đại nên được thiết kế như thế nào. Nó sở hữu một giao diện gọn gàng, không quá rườm rà hay cồng kềnh. Ứng dụng này hoàn thiện các tính năng cơ bản, giúp bạn có một hộp thư đến không bị lộn xộn, đồng thời hỗ trợ soạn thảo email một cách hiệu quả thông qua các phím tắt thông minh. Việc tích hợp AI được thực hiện một cách tinh tế, mang lại trải nghiệm tổng thể rất hài lòng. Điều này khiến tôi tự hỏi tại sao mình đã gắn bó với Gmail bấy lâu nay, và tại sao Google đã không cải thiện nó trong nhiều năm dù sở hữu tất cả chuyên môn về AI trong kho vũ khí của mình. Nhờ đó, Notion Mail giờ đây đã trở thành ứng dụng email mặc định của tôi, và có lẽ nó cũng nên là lựa chọn của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một sự thay đổi đáng giá cho trải nghiệm email của mình, đừng ngần ngại thử Notion Mail ngay hôm nay để tự mình cảm nhận sự khác biệt!
