Notion và Outline đều là những công cụ tuyệt vời để ghi chú và xây dựng cơ sở tri thức, nhưng chúng lại khác biệt đáng kể ở nhiều khía cạnh. Trong khi Notion là một công cụ đa năng “tất cả trong một”, Outline lại tập trung vào các chức năng rõ ràng hơn dựa trên văn bản và khả năng cộng tác. Với kinh nghiệm sử dụng cả hai nền tảng, chúng tôi có thể khẳng định rằng Outline có thể vượt trội hơn Notion đối với phần lớn người dùng, đặc biệt là khi mục tiêu chính là xây dựng và quản lý một kho kiến thức chuyên sâu. Dưới đây là những lý do cụ thể.
5. Giao diện và cách sử dụng trực quan, đơn giản
Sự tinh gọn làm nên khác biệt
Như đã đề cập, Notion sở hữu rất nhiều tính năng và cố gắng đáp ứng mọi nhu cầu. Mặc dù đây là một ưu điểm lớn, nhưng nếu bạn cần một công cụ chuyên biệt để tạo lập cơ sở tri thức và sử dụng nó như một nền tảng tài liệu, Outline thực sự là lựa chọn hàng đầu. Nó được thiết kế đặc biệt cho mục đích này, do đó không bị phân tán vào quá nhiều tính năng cùng một lúc.
Chính sự tập trung này giúp Outline đơn giản hơn rất nhiều trong cách sử dụng, với giao diện sạch sẽ và dễ điều hướng. Điều này đặc biệt lý tưởng cho những người mới bắt đầu. Outline lưu trữ tất cả ghi chú của bạn trong các “collections” (bộ sưu tập), cho phép bạn cấp quyền truy cập chọn lọc cho từng người dùng hoặc nhóm. Hơn nữa, chúng có thể dễ dàng tìm kiếm từ bất kỳ đâu chỉ với phím tắt Ctrl + K.
4. Mã nguồn mở và khả năng tự lưu trữ (Self-hosting)
Hoàn toàn kiểm soát dữ liệu của bạn
Hình ảnh giao diện Outline sẵn sàng cho việc tự lưu trữ (self-hosting) bằng Docker, minh họa khả năng kiểm soát dữ liệu.
Một lợi thế khác của Outline là mã nguồn mở, cho phép bạn tự lưu trữ (self-host) nếu muốn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Nếu việc tự lưu trữ nghe có vẻ phức tạp, bạn cũng không cần lo lắng vì Outline cũng có phiên bản đám mây.
Bằng cách tự lưu trữ, bạn có thể điều chỉnh các tính năng, tích hợp thêm công cụ hoặc thậm chí sửa đổi mã nguồn để phù hợp hơn với quy trình làm việc của mình. Trong khi đó, Notion là một công cụ đóng mã nguồn, nghĩa là bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi có ý nghĩa nào trong cách sử dụng nó.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Outline chỉ miễn phí khi bạn tự lưu trữ. Đây có thể là một yếu tố cần cân nhắc nếu bạn không sẵn lòng bỏ thêm công sức và kiến thức kỹ thuật để thiết lập.
3. Tích hợp liền mạch với các công cụ quen thuộc
Đưa tài liệu trực tiếp vào Slack và nhiều hơn nữa
Outline tích hợp mượt mà với các công cụ phổ biến như Slack, Loom và Figma. Ngay từ đầu, bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản và không gian làm việc Slack của mình, loại bỏ mọi quy trình tích hợp phức tạp.
Hơn nữa, sau khi tích hợp với Slack, bạn có thể tìm kiếm cơ sở tri thức của mình trực tiếp từ ứng dụng chat bằng cách sử dụng lệnh /outline.
Ngoài ra, bạn có thể thêm các tích hợp với Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier để cải thiện quy trình làm việc của nhóm. Không thể phủ nhận Notion cũng có rất nhiều tùy chọn tích hợp, nhưng sự đơn giản và tập trung vào các công cụ cốt lõi của Outline dường như trực quan và dễ quản lý hơn.
2. Khả năng tổ chức tài liệu vượt trội
Liên kết ngược (Backlink) hoạt động mượt mà
Outline nổi bật trong việc tổ chức tài liệu thông qua các tính năng như lồng ghép (nesting), bộ sưu tập (collections) và liên kết ngược (backlinks) tự động. Bạn có thể nhóm các tài liệu liên quan vào các bộ sưu tập để tạo cấu trúc phân cấp logic và dễ dàng điều hướng.
Điểm bất ngờ thú vị về Outline là khả năng tự động tạo liên kết ngược, cho phép bạn xem những tài liệu nào khác đang tham chiếu đến một trang cụ thể. Bạn chỉ cần gõ @ để liên kết đến một tài liệu khác, và tài liệu được tham chiếu sẽ tự động liên kết ngược lại.
Notion cũng khá tốt trong việc tổ chức, nhưng các tính năng này đôi khi có vẻ thứ yếu so với chức năng đa năng của nó. Nếu bạn tập trung hoàn toàn vào việc xây dựng tài liệu, cách tiếp cận chuyên biệt của Outline sẽ hiệu quả hơn.
1. Nâng cao quyền riêng tư và bảo mật
An toàn tuyệt đối khi tự host
Ảnh chụp màn hình Outline đang chạy trên máy chủ tự lưu trữ với Docker, nhấn mạnh tính năng bảo mật và quyền riêng tư.
Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư dữ liệu, tùy chọn tự lưu trữ khiến Outline trở thành lựa chọn nổi bật. Khi bạn lưu trữ nền tảng trên máy chủ của riêng mình, bạn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, đảm bảo nó không thể truy cập bởi các máy chủ bên thứ ba.
Đây có thể không phải là ưu tiên hàng đầu nếu bạn chỉ sử dụng để tạo danh sách mua sắm hoặc ghi chú cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn là quản lý IT của một tổ chức với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc xử lý thông tin nhạy cảm, bạn sẽ đặc biệt quan tâm đến khía cạnh này. Hơn nữa, với tư cách là quản lý IT, bạn cũng sẽ hài lòng vì không cần nhiều nỗ lực đào tạo người dùng (onboarding) do Outline rất dễ sử dụng mà không cần hướng dẫn.
Notion, với tư cách là một giải pháp dựa trên đám mây, yêu cầu bạn tin tưởng vào máy chủ và chính sách dữ liệu của họ, điều này có thể không phù hợp với tất cả các yêu cầu về quyền riêng tư. Ngoài ra, Notion có thể gây choáng ngợp nếu bạn mới bắt đầu và chắc chắn sẽ cần tài liệu hướng dẫn sử dụng.
Đôi khi, ít hơn lại là nhiều hơn
Chúng tôi không thể phủ nhận rằng Notion sở hữu nhiều tính năng và “thủ thuật” hơn Outline. Điều đó là không thể bàn cãi, nhưng Outline lại làm tốt hơn một vài điều cốt lõi. Cấu trúc tổ chức, giao diện và chức năng của nó biến nó thành một công cụ tuyệt vời cho một wiki hoặc cơ sở tri thức cho cá nhân hoặc tổ chức của bạn.
Khả năng tích hợp liền mạch với Slack cũng là yếu tố thuyết phục chúng tôi rằng đây là một công cụ tuyệt vời cho việc cộng tác và liên tục xây dựng các tham chiếu bổ sung vào kho kiến thức. Và nếu bạn muốn chuyển từ Notion sang Outline, bạn cũng có thể nhập ghi chú của mình từ đó chỉ với vài cú nhấp chuột trong Outline.
Bạn đã từng trải nghiệm Outline hay Notion chưa? Chia sẻ ý kiến của bạn về hai công cụ này ở phần bình luận bên dưới nhé!
