Với vai trò là một sinh viên toàn thời gian kiêm nhà báo công nghệ, cuộc sống của tôi luôn tràn ngập những deadline công việc, bài tập đại học cận kề hay các cuộc họp Google Meet liên tiếp. Thêm vào đó, tôi thường xuyên gặp khó khăn trong việc ghi nhớ mọi thứ, đến mức nhiều người còn đùa rằng trí nhớ của tôi tệ hơn cả cá vàng. Thực tế là tôi luôn có quá nhiều việc phải làm cùng lúc, và việc chỉ dựa vào bộ nhớ của bản thân gần như luôn dẫn đến thảm họa. Dù tôi vẫn tạo danh sách công việc mỗi sáng, chúng chưa bao giờ đủ để tôi hoàn toàn kiểm soát mọi thứ. Đó là lý do tôi kết hợp chúng với phương pháp time-blocking trên lịch cá nhân để duy trì đúng lịch trình và xoay sở mọi nhiệm vụ mà không bỏ lỡ bất kỳ điều gì. Tuy nhiên, dù time-blocking đã thay đổi cuộc chơi với tôi, vẫn còn một hạn chế: tôi bắt đầu trì hoãn khi nghĩ đến tất cả những việc cần làm. Điều đó chỉ khiến tôi muốn chẳng làm gì cả, và việc nhìn thấy một lịch trình dày đặc chỉ càng làm tình hình tệ hơn.
Tôi không thích việc phải tự tay sắp xếp lịch trình, và việc time-blocking thủ công từng mục một có thể trở thành một công việc bổ sung tẻ nhạt. Trong quá trình tìm kiếm các công cụ để cải thiện khả năng quản lý thời gian, tôi đã tình cờ biết đến Reclaim, một công cụ sắp xếp lịch dựa trên AI. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để Reclaim tự động xử lý lịch trình cho mình, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các tác vụ thay vì cố gắng tìm kiếm một khung thời gian trống hoàn hảo để thực hiện chúng.
Reclaim Biến Danh Sách Việc Cần Làm Thành Khối Thời Gian Tự Động
Không Còn Ám Ảnh Sắp Xếp Lịch Thủ Công
Nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi thực sự ghét việc tạo các khối thời gian trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói đến việc phải tự mình tìm hiểu khi nào tôi rảnh, mà là việc phải kéo và thay đổi kích thước các khối ngay cả khi đã tìm được khung thời gian hoàn hảo. Mặc dù bạn có thể nhấp vào khung thời gian mong muốn và điền thông tin chi tiết để lên lịch một tác vụ, tôi luôn cảm thấy rằng cần có một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn để làm điều đó.
May mắn thay, Reclaim đã giải quyết nỗi thất vọng này cho tôi, và tôi nghĩ mình chưa bao giờ phải kéo hay thay đổi kích thước một khối thời gian nào kể từ khi bắt đầu sử dụng nó. Với Reclaim, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấp vào nút + New Task ở góc trên cùng bên phải và điền thông tin chi tiết về tác vụ, bao gồm tên tác vụ và thời gian ước tính để hoàn thành. Nếu đó là một tác vụ bạn có thể hoàn thành trong một lần, bạn có thể bỏ chọn hộp bên cạnh Split up.
Tuy nhiên, nếu đó là một tác vụ dài hơn mà bạn nghĩ mình có thể hoàn thành tốt hơn theo từng phần, bạn có thể giữ nguyên tùy chọn Split up, và Reclaim sẽ chia nó thành các khối thời gian nhỏ hơn tùy thuộc vào lịch của bạn cũng như Min duration (thời lượng tối thiểu) và Max duration (thời lượng tối đa) mà bạn đã cài đặt.
Lịch Trình Luôn Tối Ưu Dựa Trên Ưu Tiên và Lịch Hiện Có
Loại Bỏ Hoàn Toàn Rủi Ro Trùng Lịch
Reclaim không chỉ đơn thuần tạo các khối thời gian cho bạn và ngẫu nhiên đặt chúng vào lịch dựa trên sự sẵn có của bạn. Thay vào đó, nó lập kế hoạch lịch trình của bạn dựa trên mức độ ưu tiên bạn gán cho các tác vụ, thời hạn của chúng và lịch trống hiện có của bạn.
Giao diện Reclaim hiển thị danh sách tác vụ với các mức độ ưu tiên: Critical, High, Medium, Low
Khi thêm một tác vụ bằng cách truy cập trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên cho tác vụ bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên tác vụ. Sau đó, bạn có thể chọn từ bốn mức độ ưu tiên: Critical (Quan trọng), High (Cao), Medium (Trung bình) và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên được giao một tác vụ khẩn cấp cần thực hiện ngay lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách tác vụ của Reclaim và đặt mức độ ưu tiên là Critical Priority.
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã kín, Reclaim sẽ sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên tác vụ quan trọng. Nó thường đẩy các tác vụ ưu tiên thấp hơn sang các ngày sau trong tuần. Đương nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ cần thiết cho tác vụ khẩn cấp. Nếu không có khối thời gian nào phù hợp, Reclaim tự nhiên sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc di chuyển nó đến khung thời gian sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần can thiệp một chút bằng cách tự điều chỉnh lịch trình hoặc chọn chia nhỏ tác vụ thành nhiều phần.
Nhưng phần lớn, Reclaim đã làm một công việc đáng kinh ngạc trong việc cân bằng tính cấp bách với những gì bạn đã có trong lịch trình và giúp bạn lập kế hoạch theo cách cho phép bạn hoàn thành mọi thứ mà không bỏ lỡ bất kỳ deadline nào.
Tự Động Đặt Lịch “Deep Work” Trước Thời Hạn
Không Còn Phải “Hy Vọng” Có Thời Gian Tập Trung
Là một sinh viên toàn thời gian, điều tôi không thể thỏa hiệp là phải đảm bảo mình có đủ thời gian chuyên biệt cho việc học, bất kể lịch trình công việc bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi thường chỉ ngồi vào học khi có thời gian rảnh từ công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi gặp khó khăn trong việc tập trung vào một tác vụ trừ khi nó đã được lên lịch trong lịch của tôi. Tôi đã thử tạo các tác vụ riêng dành cho việc học, nhưng vì những tác vụ này không gắn liền với các thời hạn cố định như bài tập hay nhiệm vụ cụ thể, ngay khi tôi thêm một tác vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học sẽ bị dời lịch. Trước khi tôi nhận ra, tuần mới đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành cho việc học thật đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time của Reclaim, được ra mắt vài tuần trước (và vài tháng sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này), đã thực sự thay đổi mọi thứ. Thay vì chờ đợi cho đến khi lịch của bạn đầy ắp các tác vụ cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” trước thời hạn. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian tập trung hàng tuần) của mình là 20 giờ/tuần.
Thống kê thời gian tập trung (Focus Time) trên Reclaim, hiển thị mục tiêu và số giờ thực tế
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mỗi tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, và thời lượng tối thiểu/tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc của tôi, tôi đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và số giờ Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước, chúng vẫn linh hoạt. Reclaim sẽ thông minh sắp xếp lại chúng và điều chỉnh xung quanh các mục và cuộc họp ưu tiên cao hơn.
Cài đặt tính năng Focus Time của Reclaim, cho phép tùy chỉnh mục tiêu và thời lượng khối
Điều tuyệt vời nhất là Reclaim sẽ luôn lên lịch các tác vụ (Tasks), bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lên lịch Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành các tác vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn đi đúng hướng mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Reclaim AI: Hơn Cả Một Công Cụ Lên Lịch
Những điều trên chỉ là một vài trong số các tính năng của Reclaim đã biến nó thành một công cụ đáng kinh ngạc. Đây là một trong những cách tốt nhất để bạn có thể sử dụng AI để cải thiện năng suất của mình. Reclaim cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì và cung cấp số liệu thống kê chi tiết trong các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (Công việc hời hợt), Deep Work (Công việc chuyên sâu) và Travel (Di chuyển), đồng thời cho phép bạn xem chính xác mình dành bao nhiêu thời gian cho các tác vụ.
Nó cũng hiển thị số giờ bạn dành làm việc ngoài giờ đã định, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa và thường làm việc vào ban đêm như tôi! Nếu bạn có thói quen đặt lịch quá tải và ôm đồm nhiều hơn khả năng, Reclaim cũng có thể tự động thêm thời gian nghỉ giữa các tác vụ để giúp bạn có chút thời gian để thở trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có gói trả phí, nhưng phiên bản miễn phí của nó đã đủ dùng cho tôi trong hơn một năm qua, và tôi không thể không khuyến nghị nó.
Kết luận: Reclaim AI không chỉ là một ứng dụng lên lịch đơn thuần; nó là một trợ lý ảo thông minh giúp bạn tối ưu hóa từng phút trong ngày. Từ việc biến danh sách công việc thành lịch trình cụ thể, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, cho đến việc tự động bảo vệ thời gian tập trung cho các công việc chuyên sâu, Reclaim giúp giải phóng bạn khỏi gánh nặng quản lý lịch trình thủ công. Với khả năng theo dõi chi tiết thời gian và đảm bảo cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, công cụ này thực sự là một giải pháp cách mạng cho bất kỳ ai đang tìm cách nâng cao năng suất và làm chủ thời gian của mình trong kỷ nguyên số. Hãy thử trải nghiệm Reclaim AI và khám phá cách nó có thể thay đổi cách bạn làm việc và học tập mỗi ngày.
