Microsoft Excel từ lâu đã được công nhận là một trong những ứng dụng bảng tính mạnh mẽ và linh hoạt bậc nhất. Từ vai trò là công cụ quản lý dự án hiệu quả, phần mềm lập ngân sách cá nhân cho đến vô vàn mục đích độc đáo khác như theo dõi lịch tập luyện hay lên kế hoạch du lịch, Excel gần như có thể đáp ứng mọi nhu cầu. Thậm chí, bạn còn có thể giải trí bằng cách chơi game ngay trên Excel. Tuy nhiên, dù sở hữu kho tính năng đồ sộ, ứng dụng bảng tính hàng đầu của Microsoft vẫn còn những khoảng trống cần được cải thiện.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhiều đối thủ đã kịp thời bắt kịp và thậm chí vượt lên Excel ở một số khía cạnh, cung cấp những tính năng vượt trội giúp nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc. Với vai trò là chuyên gia công nghệ, tôi nhận thấy có 5 tính năng tiêu biểu dưới đây mà Microsoft cần nhanh chóng tích hợp vào Excel. Thật đáng ngạc nhiên khi chúng chưa xuất hiện trên nền tảng này, xét đến lợi ích to lớn mà chúng mang lại cho người dùng.
5. Cộng tác thời gian thực cùng tính năng trò chuyện
Học hỏi từ Google Sheets
Mặc dù không thường xuyên làm việc với bảng tính, nhưng khi cần, tôi chủ yếu dùng để tổng hợp thu nhập, chi phí, các khoản đầu tư – đặc biệt là để kê khai thuế. Vì không tự mình làm thuế, tôi cần chia sẻ bảng tính này với kế toán viên. Đây chính là lúc tôi khao khát Excel có được tính năng cộng tác tuyệt vời như Google Sheets. Với dữ liệu mang tính động và thường xuyên thay đổi, việc gửi đi gửi lại tệp tin sau mỗi lần chỉnh sửa thực sự rất bất tiện.
Hơn nữa, nếu kế toán viên của tôi có bất kỳ thắc mắc nào về một mục nhập cụ thể, họ thường phải gọi điện trực tiếp để hỏi. Số lượng cuộc gọi cứ thế tăng lên khi có thêm nhiều câu hỏi phát sinh. Nếu Excel cho phép trò chuyện ngay trong ứng dụng khi cộng tác với nhiều người dùng, quy trình làm việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với hiện tại.
Tính năng trò chuyện tích hợp trong Google Sheets giúp tăng cường cộng tác trực tuyến.
4. Tự động hóa mà không cần kỹ năng lập trình
Học hỏi từ Smartsheet
Excel sở hữu hàng ngàn hàm và công thức mở ra vô vàn khả năng mới lạ khi làm việc với dữ liệu. Một khi đã thành thạo cách sử dụng các hàm này, bạn có thể tạo ra “phép màu” với những con số. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất nằm ở việc học cách sử dụng chúng. Các lập trình viên hoặc những người có kinh nghiệm về mã hóa sẽ dễ dàng hơn trong việc tạo tự động hóa trong Excel vì cú pháp có nhiều điểm tương đồng với các ngôn ngữ lập trình khác. Nhưng đối với người dùng thông thường, điều này có thể khá khó khăn.
Tôi ước Excel sẽ có cách tiếp cận tương tự như Smartsheet về mặt này. Ứng dụng này cung cấp một giao diện đồ họa đơn giản, nơi bạn có thể thêm các giá trị đầu vào vào các cột như “nếu điều này” và “thì điều kia”. Chẳng hạn, giả sử bạn có một bảng tính ghi lại hồ sơ chấm công của nơi làm việc. Trên Smartsheet, bạn có thể lập trình một hệ thống tự động hóa gửi email cho nhân viên với số ngày nghỉ phép còn lại của họ mỗi khi ô tương ứng ghi “Vắng mặt”. Bạn cũng có thể làm điều này trong Excel, nhưng nó đòi hỏi kiến thức kỹ thuật chuyên sâu hơn rất nhiều.
Tự động hóa quy trình làm việc trong Excel hoặc các phần mềm bảng tính khác không cần mã lệnh.
3. Nhập dữ liệu trực tiếp với làm mới theo thời gian thực
Học hỏi từ Quip
Excel hỗ trợ nhập dữ liệu trực tiếp để tạo bảng điều khiển dự án hoặc thậm chí những tác vụ đơn giản hơn như bảng tổng hợp (pivot tables). Bạn có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như các ứng dụng khác, cơ sở dữ liệu và trang web trực tuyến. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là dữ liệu đã nhập không tự động làm mới theo thời gian thực. Bạn có thể thiết lập chu kỳ làm mới tự động hoặc sử dụng nút làm mới thủ công để nhập dữ liệu mới theo một tần suất nhất định, nhưng đó vẫn là một bước bổ sung.
Các nền tảng như Quip cho phép nhập dữ liệu thực sự được làm mới theo thời gian thực. Nếu bạn đã nhập một bảng thông qua API, các thay đổi trong dữ liệu nguồn sẽ được phản ánh ngay lập tức mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào. Ví dụ, giả sử bạn đã nhập biểu đồ giá cho một sản phẩm đang bán tại cửa hàng và đã vẽ các dự báo dựa trên đó. Giả sử giá của một vài sản phẩm biến động theo nhu cầu, tất cả các dự báo của bạn cũng sẽ tự động thay đổi theo thời gian thực. Đã đến lúc Excel cần có tính năng này để nâng cao độ chính xác.
Giao diện tính năng nhập và làm mới dữ liệu trong Excel.
2. Mẫu quy trình làm việc được định sẵn
Học hỏi từ Sheetgo
Không có gì ngạc nhiên khi Excel sở hữu nhiều mẫu có sẵn giúp bạn thực hiện vô số công việc khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng chúng để tạo kế hoạch du lịch, biểu đồ calo, hóa đơn cho khách hàng hoặc thậm chí là bảng chấm công cho trường học hay công ty. Mặc dù hữu ích, nhưng những mẫu này không thực sự hỗ trợ các chức năng cốt lõi để hoàn thành công việc hàng ngày trong Excel.
Đây là lúc các mẫu quy trình làm việc trực quan trên Sheetgo phát huy tác dụng. Nền tảng này có các mẫu được định sẵn mô phỏng nhiều quy trình làm việc, cung cấp hướng dẫn từng bước cho người dùng để thực hiện một tác vụ cụ thể. Giả sử bạn được giao nhiệm vụ tạo một báo cáo dự án với nhiều luồng dữ liệu khác nhau. Nếu bạn sử dụng mẫu Báo cáo Dự án trong Sheetgo, nó sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình từ việc nhập dữ liệu từ tất cả các nguồn cần thiết, xử lý dữ liệu theo nhu cầu của bạn, sau đó thực hiện báo cáo. Vì Excel có thể gây khó khăn cho người dùng mới, một tính năng như thế này có thể giúp nền tảng dễ sử dụng hơn rất nhiều.
Các mẫu hóa đơn và biểu mẫu sẵn có trong Microsoft Excel.
1. Truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên
Học hỏi từ Google Sheets
Một tính năng khác chắc chắn sẽ giúp việc sử dụng Excel đơn giản hơn là khả năng đặt câu hỏi dưới dạng các câu tự nhiên, giống như cách trò chuyện với một con người. Chẳng hạn, tính năng Explore (hiện đã ngừng hỗ trợ) của Google Sheets từng cho phép bạn đặt các câu hỏi như “doanh số theo vùng là bao nhiêu?” hoặc “bang nào có số lượng khách hàng lớn nhất?”. Thuật toán sau đó sẽ quét bảng tính và tìm câu trả lời.
Trong Excel, bạn sẽ phải sử dụng Power Query để có được kết quả tương tự, và ngay cả khi đó, bạn vẫn phải nhập các thông tin thủ công để Excel biết cần kiểm tra dữ liệu ở đâu. Hãy tưởng tượng việc có thể xây dựng biểu đồ hình tròn bằng một lệnh đơn giản thay vì phải tạo bảng tổng hợp trước rồi sau đó tự tạo biểu đồ. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Không rõ vì sao Google lại bỏ tính năng này, nhưng đã đến lúc Microsoft thêm nó vào Excel.
Sử dụng Power Pivot để phân tích dữ liệu lớn trong Excel.
Đã đến lúc Excel cần bứt phá
Không thể phủ nhận rằng Excel vẫn là tiêu chuẩn vàng cho các ứng dụng bảng tính và mọi loại tính toán chuyên sâu hay phân tích dữ liệu. Sự linh hoạt mà nó mang lại với bảng tổng hợp, bảng điều khiển, v.v., khiến nó trở thành lựa chọn hàng đầu của phần lớn các tập đoàn trên toàn thế giới. Tuy nhiên, việc bổ sung những yếu tố then chốt này sẽ nâng tầm Excel lên một đẳng cấp mới và thậm chí có thể biến nó thành lựa chọn mặc định cho nhiều lĩnh vực. Điều này thậm chí có thể thúc đẩy những cá nhân hiện đang sử dụng các giải pháp thay thế miễn phí chuyển sang trả phí cho phiên bản Office hoặc Microsoft 365 mới nhất.
