Notion từ lâu đã được xem là một trong những công cụ quản lý công việc và tri thức cá nhân hàng đầu. Tuy nhiên, qua quá trình khám phá và thử nghiệm nhiều giải pháp thay thế, từ Obsidian, Bear, TheBrain cho đến các công cụ mã nguồn mở tự lưu trữ như Joplin và Trilium Next, chúng tôi nhận ra Notion không phải là lựa chọn tối ưu tuyệt đối cho mọi nhu cầu. Mới đây, một cái tên nổi bật đã xuất hiện, vượt qua cả Obsidian về sự hoàn thiện: AFFiNE.
AFFiNE là một giải pháp thay thế mã nguồn mở, cho phép tự lưu trữ dữ liệu, sở hữu giao diện người dùng rất tương đồng với Notion. Hầu hết các tính năng của nó đều được cung cấp miễn phí, thậm chí còn tích hợp bảng Kanban tiện lợi, gợi nhớ đến các công cụ quản lý dự án như Monday hay Trello. Đây là một trong những công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM) xuất sắc nhất mà chúng tôi từng trải nghiệm, đặc biệt phù hợp cho độc giả Việt Nam yêu thích công nghệ và muốn tìm kiếm sự kiểm soát tối đa đối với dữ liệu cá nhân.
Giao Diện Quen Thuộc, Dễ Dàng Sử Dụng
Trải Nghiệm Thân Thiện Người Dùng
Ngay từ cái nhìn đầu tiên, AFFiNE tạo cảm giác thân thuộc với người dùng Notion. Cấu trúc trang và các chức năng cơ bản có nhiều điểm tương đồng, nhưng AFFiNE vẫn giữ được bản sắc riêng. Giao diện người dùng được thiết kế tinh tế, gọn gàng và không hề có các yếu tố gây xao nhãng không cần thiết. Thay vì một thanh công cụ truyền thống, AFFiNE sử dụng trình chỉnh sửa khối (block editor) hiện đại, hỗ trợ các lệnh dấu gạch chéo (/) để định dạng nội dung, tương tự như Notion.
Bạn có thể dễ dàng bắt đầu nhập liệu ở bất cứ đâu trên trang, chỉnh sửa trực tiếp một dòng, hoặc kéo thả các khối để sắp xếp lại thứ tự. Giao diện hỗ trợ các lệnh nhanh như ký tự “@” để liên kết tài liệu, người dùng hoặc ngày tháng. Bạn có thể gắn thẻ thư mục, ghi chú liên quan đến ngày cụ thể (hiển thị trong phần Nhật ký), và bật/tắt các danh sách lồng ghép cùng tiêu đề để điều hướng dễ dàng. Việc tạo tài liệu mới chỉ đơn giản bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) ở thanh bên trái. Đáng chú ý, AFFiNE còn tích hợp AI tương tự Notion, cho phép bạn nhấn phím cách để truy cập các tính năng AI như chỉnh sửa, dịch thuật, viết lại nội dung và nhiều hơn nữa.
Về khả năng tổ chức, AFFiNE cho phép bạn tạo thư mục và thư mục con để sắp xếp tài liệu. Tuy nhiên, điểm mạnh thực sự nằm ở tính năng Bộ sưu tập (Collections) – đây là các thư mục thông minh mà bạn có thể thêm tài liệu thủ công hoặc tự động sắp xếp bằng cách đặt quy tắc. Điều này giúp việc quản lý và tìm kiếm thông tin trở nên đơn giản và hiệu quả. Điểm nổi bật mà AFFiNE thực sự vượt trội là khả năng tùy chỉnh và các tính năng bảng trắng (whiteboarding). Bạn có thể bật/tắt giao diện thanh bên mờ, bật/tắt các tính năng AI, điều chỉnh kiểu chữ, bật kiểm tra chính tả, đặt chiều rộng trang và nhiều tùy chọn khác. Riêng khả năng whiteboarding đã đủ để AFFiNE tách biệt khỏi nhiều ứng dụng khác trên thị trường.
Kiểm Soát Toàn Diện Dữ Liệu Với Khả Năng Tự Lưu Trữ
Nền Tảng Mã Nguồn Mở & Tự Hậu Thuẫn
Phân tích ưu điểm vượt trội của AFFiNE so với Notion trong quản lý dữ liệu cá nhânNguồn: AFFiNE
Như đã đề cập, AFFiNE là một nền tảng mã nguồn mở, cho phép tự lưu trữ (self-hosted), ưu tiên quyền riêng tư và quyền sở hữu dữ liệu của người dùng. Không giống như Notion, AFFiNE cho phép bạn tự cài đặt phiên bản của mình trên phần cứng hoặc máy chủ riêng. Nó có thể được triển khai bằng Docker Compose, giúp đơn giản hóa việc quản lý ứng dụng và các thành phần liên quan.
Tài liệu chính thức của AFFiNE cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cài đặt và yêu cầu hệ thống. Thông thường, bạn sẽ cần khoảng 1.5 GB dung lượng lưu trữ trống, một bộ xử lý đa lõi và ít nhất 2 GB RAM cho các tác vụ cơ bản, mặc dù khuyến nghị sử dụng nhiều bộ nhớ hơn cho các khối lượng công việc nặng. Docker và Docker Compose phải được cài đặt trên hệ thống của bạn, và các thành phần tùy chọn như PostgreSQL và Redis có thể được thêm vào để tối ưu hóa hiệu suất.
Nếu việc tự lưu trữ không phải là ưu tiên của bạn, AFFiNE cũng cung cấp một ứng dụng dành cho máy tính để bàn (desktop application) cho phép bạn làm việc ngoại tuyến và lưu trữ dữ liệu cục bộ trên thiết bị của mình. Tùy chọn này mang lại sự riêng tư và khả năng kiểm soát mà không cần phải quản lý máy chủ. Ứng dụng desktop cũng có thể kết nối với máy chủ tự lưu trữ của bạn nếu bạn quyết định thiết lập sau này.
Đầy Đủ Tính Năng Cần Thiết (Và Hơn Thế Nữa)
Các Công Cụ Nâng Cao Trải Nghiệm
AFFiNE sở hữu rất nhiều ưu điểm. Chúng tôi đã đề cập đến tính năng bảng trắng (whiteboard), rất tiện lợi khi bạn muốn động não ý tưởng, nhưng còn nhiều hơn thế nữa.
AFFiNE còn có tính năng Edgeless Canvas (Bảng vẽ không giới hạn), khác với các ứng dụng truyền thống như Notion hay Obsidian vốn theo định dạng tuyến tính, có cấu trúc chặt chẽ hơn. Edgeless Canvas cho phép bạn làm việc trong một không gian tự do. Điều này cực kỳ hữu ích khi quản lý các dự án nặng về nghiên cứu, lập kế hoạch công việc cá nhân hoặc hình dung các thông tin phức tạp. Bạn có thể đặt các khối (block) ở bất cứ đâu trên canvas, dù đó là văn bản, hình ảnh, bảng biểu hay tài liệu nhúng, và kết nối chúng bằng các đường hoặc mũi tên trực quan. Chúng tôi nhận thấy tính năng này khá giống với việc ghi chú bằng bút và giấy, nơi bạn không bị ràng buộc về không gian hay định dạng.
AFFiNE cũng bao gồm các tính năng cơ sở dữ liệu. Chế độ bảng (table) và Kanban đều trực quan và thiết thực, cho phép bạn dễ dàng tổ chức nhiệm vụ, theo dõi tiến độ hoặc quản lý danh sách. Các cột hỗ trợ nhiều loại dữ liệu khác nhau như hộp kiểm (checkbox), thẻ (tags), số và ngày.
Ngoài ra, còn có tính năng nhật ký (journal) được thiết kế cho việc ghi chú hàng ngày hoặc tổ chức theo thời gian. Đối với những người đang chuyển đổi từ các nền tảng khác, AFFiNE giúp việc nhập nội dung từ Notion, Markdown hoặc HTML trở nên dễ dàng. Quá trình nhập liệu đơn giản và giữ lại phần lớn định dạng và cấu trúc ban đầu.
Giao diện người dùng thân thiện và các tính năng đa dạng của phần mềm AFFiNEAFFiNE
Vô Số Lựa Chọn Thay Thế Notion
Mặc dù Notion phổ biến trong giới người dùng, không gian ứng dụng ghi chú và quản lý tri thức cá nhân thực sự cung cấp vô số lựa chọn thay thế. Trong khi Notion thường được xem là một công cụ “đa năng”, nó không nhất thiết phải xuất sắc trong bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế tập trung và mạnh mẽ, Outline là một trong những lựa chọn tốt nhất cho hầu hết mọi người. Ngoài ra, công cụ ghi chú hỗ trợ AI của Google cũng đang cho thấy nhiều hứa hẹn và rất đáng để theo dõi trong tương lai. Để khám phá thêm các công cụ quản lý tri thức cá nhân và nâng cao năng suất, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết chuyên sâu trên 123thuthuat.com!
