Đối với nhiều người, việc duy trì các thói quen hàng ngày không chỉ phụ thuộc vào động lực hay cảm hứng tức thời, mà còn là vấn đề của việc bắt đầu hành động và sở hữu một hệ thống hỗ trợ hiệu quả để tiếp tục. Trong thế giới công nghệ hiện đại, Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với những ai muốn tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý cuộc sống cá nhân. Nền tảng linh hoạt này không chỉ dừng lại ở việc tạo danh sách công việc hay đặt lời nhắc, mà còn có khả năng biến đổi thành một “huấn luyện viên” và công cụ theo dõi thói quen mạnh mẽ. Dưới đây là 7 mẹo độc đáo mà các chuyên gia tại 123thuthuat.com đã áp dụng để biến Notion thành trợ thủ đắc lực trong hành trình duy trì thói quen.
7. Mã hóa màu sắc với Thẻ (Tags)
Tham chiếu trực quan cho các danh mục khác nhau
Việc theo dõi thói quen với các mục nhập dài, đơn sắc có thể khiến bạn dễ dàng bị choáng ngợp hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Để khắc phục điều này, tính năng Multi-Select của Notion trở thành một giải pháp tuyệt vời để tạo các thẻ được mã hóa bằng màu sắc. Mặc dù tính năng này chủ yếu khả dụng trong các cơ sở dữ liệu (databases) của Notion chứ không phải danh sách thông thường, nhưng đây lại là nơi lý tưởng để theo dõi thói quen.
Người viết bài đã sử dụng một vài thẻ chính tương ứng với các khía cạnh quan trọng trong cuộc sống như “Tâm trí”, “Sức khỏe”, “Công việc” và “Sáng tạo”. Việc gán thẻ phù hợp cho mỗi mục nhập trong cơ sở dữ liệu không chỉ mang lại cái nhìn tổng quan trực quan hơn về các thói quen, mà còn giúp dễ dàng nhận biết khi có khía cạnh nào đó đang bị bỏ bê. Chẳng hạn, nếu cơ sở dữ liệu của bạn chỉ đầy những thẻ “Công việc” màu xanh lam và “Tâm trí” màu vàng, điều đó có thể cho thấy bạn cần tập trung hơn vào “Sức khỏe” và “Sáng tạo” – như việc dành thời gian tập gym hoặc chỉnh sửa video.
6. Thiết lập Nhắc nhở trong Trang và Cơ sở dữ liệu
Cách nhanh chóng và dễ dàng để ghi nhớ
Mặc dù Notion không phải là một ứng dụng nhắc nhở chuyên dụng, nhưng nó lại cung cấp một vài chức năng nhắc nhở tiện lợi. Đầu tiên, bạn có thể tạo nhắc nhở ngay trong trang bằng cách đơn giản thêm thẻ @remind vào văn bản, sau đó nhấp vào thẻ để chọn ngày. Tuy nhiên, việc thiết lập nhắc nhở trong các cơ sở dữ liệu thường được ưa chuộng hơn. Để làm điều này, bạn chỉ cần thêm một thuộc tính Ngày (Date property). Sau đó, trong cột Ngày bên cạnh mục nhập của bạn, chọn ngày và bật tùy chọn Remind. Bạn sẽ nhận được thông báo trong Hộp thư đến (Inbox) của Notion.
Để tăng cường hiệu quả, những lời nhắc này có thể được kết hợp với các công thức (formulas) để đánh dấu những mục đã quá hạn, đặc biệt là những việc quan trọng cần chú ý. Việc nhìn thấy nhãn “quá hạn” (overdue) sẽ giúp bạn nhanh chóng nhận ra và ưu tiên xử lý mục nhập đó.
5. Sử dụng Biểu tượng Cảm xúc (Emojis)
Các biểu tượng kiểm tra thói quen trực quan
Là một người có tư duy hình ảnh, việc sử dụng biểu tượng cảm xúc luôn mang lại hiệu quả cao. Việc thêm các biểu tượng cảm xúc vào các mục nhập cơ sở dữ liệu cũng như văn bản trong trang đã trở thành một cách trực quan để nắm bắt trạng thái và hiệu suất thực hiện thói quen của bạn (bạn có thể thêm bằng cách gõ dấu hai chấm và tìm kiếm emoji). Ví dụ, biểu tượng cảm xúc ngọn lửa có thể biểu thị rằng bạn đã hoàn thành xuất sắc, trong khi biểu tượng mặt chéo miệng có thể ngụ ý rằng mọi thứ chỉ ở mức “tạm ổn”. Theo thời gian, cơ sở dữ liệu của bạn sẽ kể một câu chuyện trực quan về cách bạn tiếp cận và thực hiện các thói quen của mình.
Tuyệt vời hơn nữa, khi bạn sử dụng chế độ xem Lọc (Filter), bạn có thể dễ dàng xem có bao nhiêu mục nhập sử dụng biểu tượng cảm xúc nào. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng nhận ra loại thói quen nào cần được tập trung hoặc nỗ lực nhiều hơn.
4. Sử dụng thuộc tính “Thời gian chỉnh sửa cuối cùng” (Last Edited Time)
Hỗ trợ theo dõi mức độ tương tác với thói quen
Giao diện Notion hiển thị cách thêm thuộc tính Last Edited Time để theo dõi thói quen
Một cách tuyệt vời khác để theo dõi mức độ tương tác với thói quen là thêm thuộc tính Thời gian chỉnh sửa cuối cùng (Last Edited Time) vào cơ sở dữ liệu. Thuộc tính này sẽ cho bạn biết đã bao lâu kể từ lần cuối bạn tương tác với mục nhập đó. Tính năng này đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với các biểu tượng cảm xúc và thẻ mã hóa màu sắc đã đề cập ở trên. Nếu bạn liên tục nhận thấy một thói quen đang bị bỏ bê, thuộc tính “Thời gian chỉnh sửa cuối cùng” sẽ xác nhận điều đó. Từ đó, bạn có thể kịp thời hành động, đưa nó vào danh sách ưu tiên hoặc lên lịch trình cụ thể để dành sự quan tâm cần thiết.
3. Sử dụng thuộc tính “Thời gian tạo” (Created Time)
Để theo dõi thời gian bạn duy trì sự nhất quán
Hình ảnh minh họa việc thêm thuộc tính Created Time trong Notion để ghi nhận thời gian bắt đầu thói quen
Tương tự như trên, thuộc tính Thời gian tạo (Created Time) cho phép bạn theo dõi một thói quen đã tồn tại được bao lâu. Vì vậy, nếu bạn liên tục quay lại một mục nhập, việc có thuộc tính này giống như một lời nhắc nhở hữu ích về thời gian bạn đã duy trì nó và có thể đóng vai trò là động lực để tiếp tục. Đây cũng là thời điểm thích hợp để thêm một công thức tính toán số ngày hoặc tháng kể từ khi thói quen ra đời – giống như một bộ đếm chuỗi liên tục.
2. Tạo Bộ Theo Dõi với Rollups
Nhận cái nhìn tổng quan về dữ liệu
Rollups là những bộ theo dõi nhỏ hoàn hảo và là một trong những thủ thuật cơ sở dữ liệu Notion được nhiều người yêu thích nhất. Chúng kéo dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu khác và có thể cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các thói quen của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn theo dõi tổng lượng nước uống hàng ngày, bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu riêng để ghi lại mỗi ly nước. Sau đó, trong trình theo dõi thói quen hàng ngày, bạn có thể kéo tất cả thông tin đó để hiển thị tổng số ly nước dưới dạng thanh trạng thái. Bạn có thể áp dụng điều này cho bất kỳ mục tiêu nào, chẳng hạn như số trang bạn đã viết cho cuốn sách của mình hoặc tổng số thói quen bạn đã hoàn thành trong ngày.
1. Liên kết Thói quen với Mục tiêu Lớn hơn bằng Relations
Để luôn nhớ bức tranh toàn cảnh
Thủ thuật đơn giản nhất trong danh sách này là sử dụng Relations (Quan hệ). Nó cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả. Nhiều người thường có một cơ sở dữ liệu riêng dành cho “Mục tiêu Dài hạn”, trong đó mỗi mục tiêu lớn đều có các thói quen hỗ trợ được gắn kèm. Ví dụ, một mục nhập “Giấc ngủ được cải thiện” có thể có các thói quen như “không dùng màn hình sau 10 giờ tối” được đính kèm. Hoặc một mục tiêu học đàn như “Flight of the Bumble Bee” sẽ có tất cả các đoạn nhạc đã luyện tập và theo dõi trên bàn phím được gắn kết. Việc nhìn thấy những mối liên hệ này giúp các thói quen hàng ngày trở nên ý nghĩa hơn rất nhiều.
Thiết kế một hệ thống nhất quán với Notion
Duy trì thói quen thực chất là về sự nhất quán hơn bất cứ điều gì khác, và Notion được xây dựng chính xác cho mục đích đó. Có vô số tính năng và chức năng mà bạn có thể tận dụng để đảm bảo mình luôn đi đúng hướng – tất cả những gì bạn cần làm là dành vài phút để thiết lập chúng. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy thử một vài thủ thuật này để tạo đà cho hành trình chinh phục thói quen của mình.
