Google Workspace là một bộ công cụ vô cùng mạnh mẽ với giao diện phong phú, tích hợp nhiều tùy chọn AI thông qua Gemini và hàng loạt ứng dụng của bên thứ ba. Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn tối ưu nhất về quyền riêng tư. Dù Google đã thực hiện nhiều biện pháp để bảo vệ dữ liệu của bạn, chúng vẫn được lưu trữ trên các máy chủ của Google và phải tuân thủ chính sách bảo mật của họ. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp an toàn hơn, Collabora nổi lên như một lựa chọn thay thế tự lưu trữ (self-hosted) tuyệt vời, cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của mình. Mặc dù yêu cầu nhiều công sức hơn trong việc thiết lập ban đầu và duy trì máy chủ, nhưng khi quyền riêng tư là ưu tiên hàng đầu, bạn sẽ khó tìm được lựa chọn nào tốt hơn.
5 Ưu điểm Collabora so với Google Workspace
1. Hỗ trợ đa dạng định dạng tài liệu, tương thích vượt trội
Việc chuyển đổi tài liệu từ một định dạng tệp này sang định dạng khác nghe có vẻ đơn giản, nhưng có thể gây ra những ảnh hưởng không mong muốn đến định dạng và bố cục. Thậm chí, nó có thể dẫn đến những thay đổi “vô hình” gây ra lỗi về sau – hãy thử hỏi bất kỳ ai từng gặp vấn đề định dạng kỳ lạ khi chuyển tài liệu từ Google Docs sang Microsoft Word. Collabora có xu hướng hoạt động độc lập với nền tảng, tương thích với nhiều ứng dụng mà không làm ảnh hưởng đến bố cục và định dạng hiện có. Ví dụ, nó có thể bảo toàn tính năng theo dõi thay đổi từ tài liệu Microsoft Word, hỗ trợ đầy đủ các mẫu của LibreOffice và nhiều tính năng khác.
Giao diện bảng tính của Collabora Online, minh họa khả năng tương thích định dạng file
2. Chi phí tối ưu hơn, phù hợp mọi quy mô
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ đơn giản là tìm kiếm một cách tiết kiệm chi phí để duy trì không gian làm việc cộng tác của riêng mình, Collabora mang đến cấu trúc giá tốt hơn so với Google Workspace. Google Workspace tính phí khoảng 7 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng ở mức cơ bản, thường yêu cầu cam kết một năm. Gói cơ bản của họ cũng hạn chế chức năng dành cho người dùng, trong khi các gói Business Standard hoặc Business Plus mới cung cấp nhiều tính năng hơn. So với đó, Collabora có giá khởi điểm chỉ từ 2,03 USD mỗi người dùng mỗi tháng cho tối đa 99 người dùng. Collabora cũng cung cấp gói miễn phí cho mục đích sử dụng tại nhà, thử nghiệm hoặc cho các công ty khởi nghiệp.
Màn hình làm việc của Collabora Online, cho thấy giao diện và chức năng chỉnh sửa tài liệu
3. Yêu cầu tài nguyên hệ thống gọn nhẹ
So với các tùy chọn tự lưu trữ khác, Collabora không đòi hỏi một lượng lớn tài nguyên phần cứng. Mặc dù cấu hình mạnh hơn sẽ tốt hơn, bạn vẫn có thể triển khai Collabora với một cấu hình máy chủ khá khiêm tốn. Ví dụ, Nextcloud Hub chỉ yêu cầu các điều kiện sau để cài đặt Collabora Online:
- Nền tảng Linux x86-64
- 2 lõi CPU
- 1 GB RAM + 100 MB RAM/người dùng
- Băng thông mạng 100 kbit/giây/người dùng
- 350 MB dung lượng đĩa
- Kernel hỗ trợ FUSE (Filesystem in Userspace), đây là yêu cầu cho AppImage
- FUSE 2 (libfuse.so.2 — yêu cầu bởi Collabora_Online.AppImage) được khuyến nghị, nhưng ứng dụng vẫn hoạt động mà không cần nó
- Fontconfig (libfontconfig.so.1 – yêu cầu bởi Collabora_Online.AppImage)
Bản thân Collabora cho biết bạn có thể ước tính phục vụ khoảng 10 người dùng trên mỗi luồng CPU, 50MB RAM mỗi người dùng và 1GB RAM cho mỗi hệ thống. Nền tảng này cũng sử dụng khoảng 100kbit băng thông trên mỗi người dùng.
Nâng cấp máy chủ tại nhà, biểu thị khả năng vận hành Collabora Online trên cấu hình server khiêm tốn
4. Kiểm soát tuyệt đối quyền riêng tư và dữ liệu
Vì Collabora là giải pháp tự lưu trữ, bạn có toàn quyền kiểm soát ai được truy cập dữ liệu và ai không. Dữ liệu của bạn sẽ không bao giờ rời khỏi hệ thống trừ khi bạn chủ động di chuyển chúng, và bạn thậm chí có thể sử dụng nó ngoại tuyến nếu muốn. Nhờ đó, bạn kiểm soát được rủi ro đối với dữ liệu của mình, thay vì phó mặc nó cho lòng tốt của một máy chủ bên thứ ba. Collabora cũng hỗ trợ nhiều tùy chọn mã hóa và cung cấp cho bạn một số công cụ khác nhau để che giấu các thông tin đặc biệt nhạy cảm.
Giao diện Collabora Online nhấn mạnh tính năng bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu người dùng
5. Nền tảng mã nguồn mở với cộng đồng phát triển mạnh mẽ
Là một ứng dụng mã nguồn mở với cộng đồng năng động và sôi nổi, Collabora được hưởng lợi từ các bản cập nhật thường xuyên và mã nguồn minh bạch. Bạn có thể tự mình kiểm tra từng dòng mã nếu muốn. Điều này đảm bảo một ứng dụng an toàn hơn, và vì nhiều chuyên gia liên tục kiểm tra mã nguồn, phần lớn các vấn đề tiềm ẩn đều được tìm thấy và khắc phục nhanh chóng. Tính chất mã nguồn mở của nó cũng có nghĩa là các tính năng tùy chỉnh có thể được phát triển dễ dàng và nhanh chóng hơn cho mọi trường hợp sử dụng, và ngay cả khi nhóm thiết kế ban đầu không tiếp tục (điều mà họ hiện không có ý định làm), cộng đồng vẫn có thể tiếp tục hỗ trợ phần mềm trong nhiều năm tới.
Mã nguồn mở của Collabora Online, thể hiện tính minh bạch và khả năng tùy biến của nền tảng
Collabora là lựa chọn thay thế Google Workspace tự lưu trữ tốt nhất hiện nay
Nếu bạn muốn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, bảo mật và cách người khác tương tác với chúng, Collabora là một trong những lựa chọn tốt nhất mà bạn có thể cân nhắc. Mặc dù có các nền tảng khác như OnlyOffice, Nextcloud Office và nhiều ứng dụng khác, Collabora vẫn là một cách tiết kiệm ngân sách hơn để bắt đầu, đặc biệt nếu bạn chưa quen với loại phần mềm này và muốn tìm hiểu, thử nghiệm.
Bạn có thể bắt đầu với Collabora Online bằng cách truy cập trang web của họ. Tại đó, bạn có thể tìm thấy thông tin và tài nguyên để giúp thiết lập nền tảng tự lưu trữ của riêng mình, tìm kiếm sự giúp đỡ từ cộng đồng và nhiều điều thú vị khác.
