Với vai trò là một người vừa làm freelancer, vừa điều hành một công ty marketing nhỏ chuyên hỗ trợ các thương hiệu về tạo nội dung, quảng cáo mạng xã hội và các chiến dịch email marketing, tôi thường xuyên phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Mặc dù là một doanh nghiệp nhỏ, tôi có vài nhân viên làm việc cùng, cùng với nhiều khách hàng và vô số đầu việc cần bàn giao, thời hạn, tài chính… Với tư cách là người tự mình quản lý toàn bộ công việc kinh doanh, việc theo dõi tất cả các dự án, sản phẩm, tiến độ, tài chính thường trở nên quá tải. Chính vì vậy, tôi đã tìm kiếm một phần mềm hoạch định và quản lý tài nguyên (ERP) trong một thời gian dài.
Thực tế, không thiếu các công cụ như vậy trên thị trường. Các giải pháp ERP rất phong phú, nhưng hầu hết chúng đều đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể. Xét rằng đây là một doanh nghiệp nhỏ, tôi chưa sẵn sàng chi trả mức phí lớn như vậy. Do đó, tôi bắt đầu tìm kiếm phần mềm có thể tự host (self-hosted) để tránh các khoản phí duy trì đắt đỏ. Sau khi tìm kiếm kỹ lưỡng trên nhiều diễn đàn và kho lưu trữ GitHub, tôi đã tìm thấy ERPNext – một công cụ Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở, có khả năng tự host. Mặc dù phiên bản tiêu chuẩn của ERPNext có phí đăng ký, bạn có thể chọn tự host phần mềm trên máy chủ cục bộ nếu muốn tiết kiệm chi phí. Khi bạn làm được điều đó, bạn sẽ nhận ra tại sao tôi lại yêu thích phần mềm này đến vậy và tại sao tôi cảm thấy nó là công cụ hoàn hảo cho hầu hết các doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam.
Kho Tính Năng Đa Dạng Đến Bất Ngờ
Thử Thách Ban Đầu Với Việc Cài Đặt Tự Host
Đáng tiếc, việc thiết lập ERPNext không đơn giản như việc tải xuống và cài đặt một ứng dụng thông thường trên máy tính của bạn. Để sử dụng ERPNext miễn phí, bạn sẽ cần tự host nó, điều này có nghĩa là bạn cần có một máy chủ chạy hệ điều hành Linux. Ngoài ra, ERPNext cũng cung cấp một container Docker, và tôi đã sử dụng phương pháp này để chạy ERPNext trên máy Mac của mình. Tôi không có ý định công khai nó ra internet, nên một phiên bản duy nhất của công cụ trên laptop là đủ cho nhu cầu của tôi.
Sau khi khởi chạy container và thiết lập hồ sơ, bạn có thể truy cập vào bảng điều khiển chính (dashboard), bao gồm các lối tắt nhanh đến các phần thường xuyên truy cập của công cụ. Thanh bên trái hiển thị tất cả các phần khác nhau mà ERPNext cung cấp, từ kế toán, mua hàng, bán hàng, kho bãi, tài sản, đến tuyển dụng, bảng lương, nghỉ phép của nhân viên, ca làm việc và sản xuất. Đây thực sự là một giải pháp toàn diện, giải quyết hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp. Trong mỗi lĩnh vực đều có các danh mục con, chẳng hạn như khoản phải trả và khoản phải thu dưới phần kế toán. Việc có tất cả dữ liệu này ở một nơi giúp giảm thiểu việc sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Hơn nữa, một kho lưu trữ trung tâm mà nhiều nhân viên trong công ty có thể truy cập giúp hợp lý hóa quy trình làm việc ở mức độ lớn.
Quản Lý Toàn Diện Từ Tài Chính Đến Nhân Sự
Theo Dõi Mọi Khía Cạnh Của Công Ty: Từ HR Đến Tài Chính
Một trong những khía cạnh tốt nhất của ERPNext là giao diện người dùng (UI) đơn giản nhưng được chau chuốt kỹ lưỡng. Tôi đã từng sử dụng thử một số ứng dụng ERP khác trước đây, và chúng mang lại cảm giác như tôi đang cố gắng vận hành một con tàu vũ trụ. Điều đó thực sự là một điểm trừ lớn đối với tôi, đặc biệt là khi tôi mới bắt đầu. Ngay cả khi bạn chưa có kinh nghiệm trước đây với các công cụ tương tự, ERPNext vẫn rất dễ sử dụng. Điều này chủ yếu là do tất cả các chức năng đều được bố trí hợp lý, với các nhãn đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể theo dõi.
Sau đó là bộ tính năng mở rộng. Tôi đánh giá cao cách mình có thể quản lý dòng tiền, ghi lại giao dịch và tạo các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán và báo cáo lãi lỗ chỉ trong một lần thực hiện. Đây là những công việc mà thông thường sẽ tốn một lượng thời gian đáng kể. Nếu bạn là một công ty sản xuất, bạn cũng có tùy chọn để theo dõi tồn kho, quản lý đơn đặt hàng, xử lý vận chuyển và giao hàng, v.v. Bạn cũng có thể theo dõi mức tiêu thụ nguyên vật liệu, năng lực của một dây chuyền nhất định, v.v., nếu bạn cũng tự sản xuất hàng hóa của mình.
Ngoài ra, ERPNext cũng bao gồm các công cụ quản lý dự án có thể theo dõi bảng chấm công, thời hạn, ngân sách, v.v., cho từng dự án. Cuối cùng, có các công cụ HR để xử lý hồ sơ nhân viên, bảng điều khiển marketing để quản lý nội dung và khách hàng tiềm năng, và một hệ thống ticketing có thể được sử dụng để hỗ trợ khách hàng. Phần tuyệt vời nhất là ERPNext cũng tích hợp với Shopify – một trong những nền tảng thương mại điện tử phổ biến nhất thế giới. Đây là một giải pháp toàn diện từ đầu đến cuối, không chỉ đáp ứng mà còn vượt xa mong đợi của tôi cho đến nay. Nếu phải chọn ra một điểm nhỏ để phàn nàn, tôi ước giao diện người dùng có chút điểm nhấn hơn. Nó dễ sử dụng, nhưng khá nặng về văn bản. Tôi sẽ thích các nút bấm, một vài yếu tố màu sắc ở đây đó và các phân chia khác nhau cho các loại công cụ để dễ dàng nhận biết chúng hơn.
Miễn Phí – Điều Khó Tin Từ Một Giải Pháp Toàn Diện
Thông thường, các công cụ như thế này khá đắt đỏ, vì chúng cung cấp một giải pháp từ đầu đến cuối để quản lý tất cả các nguồn lực trong một công ty. Đó chính là lý do tại sao tôi vô cùng ngạc nhiên khi thấy rằng ERPNext có thể được tự host hoàn toàn miễn phí. Mặc dù việc thiết lập có thể hơi phức tạp – đặc biệt nếu bạn mới làm quen với việc tự host – nhưng kết quả mang lại hoàn toàn xứng đáng.
Quản lý bảng lương nhân viên, theo dõi chấm công của công nhân và xem một bảng điều khiển với tất cả các hóa đơn đang chờ xử lý và đã thanh toán – tất cả ở một nơi, chắc chắn là một cứu cánh. Chắc chắn có một đường cong học hỏi, nhưng điều đó áp dụng cho hầu hết mọi phần mềm ERP. Trên thực tế, tôi thấy ERPNext khá thân thiện với người dùng, đặc biệt nếu bạn chưa từng sử dụng các công cụ tương tự khác với giao diện người dùng quá tải.
Logo phần mềm ERPNext – giải pháp ERP mã nguồn mở và tự host miễn phí
ERPNext là một giải pháp ERP miễn phí, mã nguồn mở, có thể tự host, mang lại giá trị vượt trội cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn tối ưu hóa quy trình mà không phải bỏ ra chi phí lớn. Với bộ tính năng toàn diện và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, đây chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP hiệu quả và tiết kiệm, hãy tìm hiểu thêm về ERPNext:
