Trong thế giới công nghệ hiện đại, việc sử dụng kết hợp nhiều công cụ như Trello và Notion để quản lý các dự án cá nhân đôi khi lại trở nên quá sức và gây ra cảm giác choáng ngợp. Mặc dù cả hai đều là những ứng dụng hiệu quả, nhưng tôi dần cảm thấy mệt mỏi với việc phải liên tục chuyển đổi giữa chúng. Sau khi thử nghiệm nhiều lựa chọn thay thế, tôi đã nghe theo lời khuyên của đồng nghiệp và quyết định trải nghiệm Focalboard – một ứng dụng mã nguồn mở đầy hứa hẹn.
Là một người yêu thích sự tự chủ và linh hoạt, tôi đã lựa chọn tự host máy chủ Focalboard cá nhân. Điều này cho phép tôi tích hợp lịch, danh sách công việc (to-do lists) và thẻ theo phong cách Kanban vào một giao diện duy nhất, tối ưu cho việc quản lý dự án cá nhân. Dưới đây là câu chuyện chi tiết về cách Focalboard đã giúp tôi thay thế Trello và Notion, từ đó nâng cao đáng kể năng suất làm việc của mình.
Tự Host Máy Chủ Cá Nhân Focalboard: Không Ngờ Lại Có Những Thách Thức Ban Đầu
Quá trình cài đặt không hoàn toàn dễ dàng
Focalboard là một dự án hoàn toàn mã nguồn mở, và đây chính là một trong những lý do chính khiến tôi quyết định triển khai nó trên máy chủ gia đình của mình. Mặc dù Focalboard có sẵn dưới dạng ứng dụng độc lập cho macOS, Windows và Linux, nhưng việc này đồng nghĩa với dữ liệu chỉ nằm trên một máy và không thể truy cập từ nơi khác. Do đó, tôi đã chọn tự host phiên bản Focalboard Personal Server. Tôi cài đặt nó bằng Docker trên chiếc Raspberry Pi của mình, thiết bị đang chạy Pi OS Lite (64-bit).
Quá trình cài đặt diễn ra khá suôn sẻ nhờ vào ảnh Docker của Focalboard do Jimmymasaru cung cấp dành cho các máy ARM. Đó là cách tôi chạy Focalboard trong một container Docker trên máy chủ gia đình của mình. Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu từ các tài khoản Trello và Notion lại khá phức tạp. Để nhập dữ liệu, tôi cần phải tạo các tệp lưu trữ bằng cách xuất chúng dưới dạng file JSON. Đây là phần duy nhất tốn thời gian khi làm việc với Focalboard, nhưng sau đó, các tệp này sẽ được nhập vào với rất ít điều chỉnh cần thiết.
Khả Năng Tiếp Cận Đa Nền Tảng: Chỉ Cần Trình Duyệt Web Là Đủ
Sử dụng dễ dàng chỉ với trình duyệt web
Lý do chính khiến tôi chọn phiên bản máy chủ cá nhân của Focalboard là để có thể sử dụng nó từ bất kỳ trình duyệt web nào, thay vì phụ thuộc vào một ứng dụng cụ thể. Dù là trên máy tính hay máy tính bảng, Focalboard đều dễ dàng truy cập và hoạt động trơn tru. Mặc dù giao diện trên thiết bị di động vẫn chưa thực sự hoàn thiện, nhưng nó vẫn đủ để sử dụng.
Giao diện Focalboard trên trình duyệt web hiển thị trên máy tính bảng, minh họa khả năng truy cập đa nền tảng cho quản lý dự án cá nhân.
Việc có thể truy cập Focalboard từ máy tính hoặc máy tính bảng đã giúp mọi thành viên trong gia đình tôi dễ dàng sử dụng hơn. Quan trọng nhất, mọi thay đổi mà bất kỳ ai thực hiện đều được đồng bộ gần như ngay lập tức, mang lại trải nghiệm nhất quán, đặc biệt là khi cộng tác trong các công việc hàng ngày.
Xây Dựng Bảng Kanban Để Bắt Đầu Các Dự Án Nhanh Chóng
Nhanh chóng khởi tạo dự án với các mẫu có sẵn
Theo mặc định, Focalboard cung cấp một bộ sưu tập các bảng mẫu mà tôi có thể dễ dàng sao chép để tạo danh sách công việc hàng tuần và lập kế hoạch cho các dự án của mình. Điều này đã giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, thay vì phải xây dựng một bảng từ đầu. Bộ sưu tập mẫu mặc định bao gồm các bảng được sử dụng bởi một nhóm, chẳng hạn như quy trình bán hàng, kế hoạch chạy nước rút (sprint planner) hoặc góc nhìn của đội nhóm.
Tuy nhiên, cuối cùng tôi đã sao chép các mẫu mục tiêu cá nhân, dự án và lịch nội dung để tạo các bảng riêng biệt từ đầu. Tôi thấy thú vị khi có thể thêm nhiều thuộc tính khác nhau vào một thẻ tác vụ, chẳng hạn như tên, ngày, email, URL, ô kiểm (checkbox) và nhiều tùy chọn khác. Để thuận tiện, tôi có thể chuyển đổi giữa các dạng xem khác nhau của một bảng tùy thuộc vào các tác vụ và cách tôi muốn xem dữ liệu.
Nhóm, Lọc và Sắp Xếp Công Việc Hiệu Quả Để Có Cái Nhìn Toàn Diện
Tổ chức hiệu quả mọi tác vụ lộn xộn
Việc chạy hai phiên bản Focalboard riêng biệt cũng không hoàn toàn giải quyết được sự hỗn loạn do chính tôi gây ra. May mắn thay, Focalboard cung cấp nhiều tùy chọn để tôi tổ chức và lọc các thẻ theo cách tôi muốn xem. Tôi sử dụng tùy chọn “Properties” để thêm nhiều chi tiết hơn vào các thẻ, như ngày tạo, người tạo và bình luận, để tôi không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Ngoài ra, Focalboard còn cung cấp các tùy chọn nhóm (grouping), lọc (filtering) và sắp xếp (sorting) để xem các tác vụ theo các thuộc tính hoặc giá trị cụ thể.
Việc nhóm chúng lại giúp tôi dễ dàng xem trạng thái hoặc mức độ ưu tiên của chúng, cho phép tôi xử lý các tác vụ cần được chú ý ngay lập tức. Thường xuyên, tôi nhận thấy gia đình tôi sử dụng các bộ lọc để tập trung vào các tác vụ cụ thể chỉ liên quan đến họ. Việc sắp xếp các tác vụ theo trạng thái mỗi tuần mang lại cho tôi cái nhìn rõ ràng về tiến độ của mình.
Tiện Ích Tuyệt Vời Khi Sử Dụng Ngoại Tuyến: Độc Lập Hoàn Toàn Với Internet
Không cần kết nối internet hoạt động
Vì tôi tự host Focalboard, tôi có thể sử dụng nó cục bộ, ngay cả khi không có kết nối internet hoạt động. Tất nhiên, tôi biết rằng Notion cũng có thể làm việc ngoại tuyến, nhưng việc truy cập dữ liệu từ các thiết bị khác thường liên quan đến quá trình đồng bộ hóa, điều này đôi khi có thể làm chậm mọi thứ. Tuy nhiên, tôi không thể nói điều tương tự về Trello, và do đó, tôi mong muốn một giải pháp có sẵn cục bộ mà không phụ thuộc vào kết nối internet và mang lại quyền sở hữu hoàn toàn dữ liệu của mình.
Chế độ nền tối (Dark Theme) của Focalboard, thể hiện tính năng tùy chỉnh giao diện và hoạt động ngoại tuyến hiệu quả.
Tôi đã neo phiên bản Focalboard vào bảng điều khiển trên chiếc iPad mà tôi chia sẻ với gia đình, cho phép họ xem và sử dụng nó. Vì Focalboard lưu trữ tất cả dữ liệu trong bộ nhớ của máy chủ gia đình tôi, tôi chưa từng gặp phải bất kỳ lỗi bất thường hay tình trạng chậm trễ nào khi truy cập nó.
Mời Nhiều Người Dùng Cùng Hợp Tác: Không Giới Hạn
Không giới hạn số lượng người dùng tham gia
Giới hạn người dùng trong Trello và giới hạn khối trong Notion đã đẩy tôi đến giới hạn. Với Focalboard, tôi nhanh chóng tận dụng sự tự do “không giới hạn” đó, vì tôi có thể gửi lời mời một cách thoải mái. Do không có giới hạn thông thường về số lượng người dùng hoặc khách mời, điều này ngay lập tức giải tỏa tôi khỏi những hạn chế về người dùng và khối mỗi dự án của Notion và Trello. Việc tự host cục bộ đồng nghĩa với việc chỉ những người trong mạng nội bộ của tôi mới có thể truy cập, và tôi cảm thấy hài lòng với điều đó.
Tuy nhiên, tôi đang cân nhắc cài đặt một phiên bản Focalboard trên máy chủ Ubuntu VPS dự phòng của mình để sử dụng chung với bạn bè và anh em họ sống ở các quốc gia khác nhau. Phần duy nhất khiến tôi cảm thấy khó chịu là việc tôi không thể xóa hoàn toàn người dùng khỏi một cơ sở dữ liệu.
Giao Diện Tối Giản, Tập Trung Tối Đa
Giao diện của Focalboard giữ mọi thứ đơn giản nhưng vẫn cho phép bạn tận hưởng không gian làm việc theo phong cách Kanban. Sau một thời gian sử dụng, tôi tin chắc rằng tôi không cần một công cụ quản lý dự án phức tạp cho mục đích cá nhân. Mặc dù Focalboard có thể trông hơi “cũ kỹ”, nhưng nó bao gồm tất cả các tùy chọn để thêm biểu tượng, thuộc tính người tạo và các tính năng tổ chức khác. Gia đình tôi không bỏ lỡ cơ hội để kiểm tra các tác vụ của chúng tôi và thích để lại bình luận. Cá nhân tôi, tôi đã trở nên có trách nhiệm hơn với các mục tiêu công việc của mình, bên cạnh việc theo dõi các tác vụ giúp cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần.
Tuy nhiên, tôi nhận ra rằng Focalboard không phải là sự thay thế phù hợp cho Notion trong việc bổ sung nội dung ngoài các tác vụ và dự án của tôi. Đối với điều đó, tôi đã tìm hiểu và lựa chọn Docmost làm giải pháp thay thế Notion cho việc quản lý kiến thức, vì tôi có thể nhanh chóng triển khai và chạy nó trong một container Docker.
Với khả năng tự chủ dữ liệu, giao diện trực quan và tính năng cộng tác không giới hạn, Focalboard thực sự đã chứng minh được giá trị của mình trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý dự án cá nhân và gia đình. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ, linh hoạt và hoàn toàn mã nguồn mở để thoát khỏi những ràng buộc của các công cụ hiện có, Focalboard chắc chắn là một cái tên đáng để bạn cân nhắc. Hãy khám phá cách Focalboard có thể thay đổi cách bạn quản lý dự án cá nhân ngay hôm nay!
