Với bộ công cụ năng suất, lưu trữ đám mây và khả năng tích hợp sâu rộng trên Windows 11, Microsoft 365 đã trở thành lựa chọn mặc định của nhiều người dùng và doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều cá nhân và tổ chức đang tìm kiếm các giải pháp thay thế, phần lớn là do gánh nặng từ chi phí đăng ký tăng lên không ngừng và mong muốn kiểm soát tốt hơn dữ liệu cá nhân của mình. Mặc dù thị trường không thiếu các lựa chọn thay thế Microsoft 365, Nextcloud nổi bật hơn cả nhờ nhiều lý do thuyết phục. Đây là một nền tảng mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí, mang đến một gói giải pháp hấp dẫn, cho phép người dùng thoát khỏi sự phụ thuộc vào nhà cung cấp độc quyền mà không phải trả bất kỳ khoản phí hàng tháng nào. Dưới đây là những khía cạnh chính mà Nextcloud không chỉ ngang bằng mà còn thường xuyên vượt trội so với Microsoft 365, đặc biệt hữu ích cho độc giả tại Việt Nam muốn tối ưu chi phí và tăng cường quyền riêng tư dữ liệu.
6. Quyền Sở Hữu và Kiểm Soát Dữ Liệu
Lợi thế của việc tự host (Self-hosting)
Sự khác biệt cốt lõi giữa Nextcloud và Microsoft 365 nằm ở quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu. Về cơ bản, “tự host” (self-hosting) có nghĩa là bạn sẽ chạy phần mềm Nextcloud trên máy chủ của riêng mình. Bạn có thể triển khai nó trên một máy chủ vật lý chuyên dụng, một máy chủ riêng ảo (VPS), một chiếc Raspberry Pi, hoặc thậm chí là một thiết bị lưu trữ mạng (NAS). Nextcloud cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết cho nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn.
Giao diện trang chủ Nextcloud với các biểu tượng ứng dụng và thanh tìm kiếm, thể hiện khả năng tự host và kiểm soát dữ liệu cá nhân.
Hãy tưởng tượng bạn điều hành một công ty thiết kế nhỏ với 10 nhân viên. Bạn xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, bao gồm các tệp thiết kế, hợp đồng và thông tin liên lạc mật. Nếu bạn muốn tránh phí đăng ký và lo ngại về việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các dịch vụ đám mây của bên thứ ba, việc tự host Nextcloud trên một máy chủ chuyên dụng tại văn phòng sẽ là một giải pháp lý tưởng, mang lại quyền kiểm soát hoàn toàn.
5. Hệ Sinh Thái Ứng Dụng Rộng Lớn và Mạnh Mẽ
Bạn sẽ không bỏ lỡ các ứng dụng Microsoft 365 của mình
Hệ sinh thái ứng dụng rộng lớn của Nextcloud đã biến nó từ một nền tảng chia sẻ tệp đơn thuần thành một bộ công cụ năng suất và cộng tác mạnh mẽ. Theo mặc định, Nextcloud đã được trang bị đầy đủ các ứng dụng thiết yếu như Mail (thư điện tử), Contacts (danh bạ), Calendar (lịch), Tasks (nhiệm vụ) và Deck (quản lý dự án). Bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu văn bản, bảng tính, trình chiếu, sơ đồ và nhiều hơn nữa. Mặc dù các ứng dụng này có thể không phong phú tính năng bằng các đối tác Microsoft của chúng, nhưng chúng hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu công việc cơ bản. Nextcloud cũng đã hợp tác với Collabora (dựa trên LibreOffice) để cung cấp các giải pháp văn phòng tích hợp.
Bạn luôn có thể truy cập Nextcloud App Store để khám phá và cài đặt vô số ứng dụng mở rộng khả năng cốt lõi của nền tảng. Từ các công cụ năng suất và giao tiếp đến các giải pháp bảo mật và đa phương tiện, bạn có rất nhiều lựa chọn. Tất cả các ứng dụng cốt lõi này đã nhận được nhiều cải tiến tính năng đáng kể trong bản cập nhật Nextcloud gần đây. Ví dụ, giờ đây bạn có thể tải lên các tệp không phải hình ảnh vào bảng trắng để nâng cao hiệu quả các buổi động não. Nextcloud Deck (công cụ quản lý dự án) hiện đã hỗ trợ xem trước liên kết cho thẻ, hỗ trợ Markdown trong bình luận và khả năng nhân bản bảng điều khiển có hoặc không có thẻ và dữ liệu của chúng.
4. Bảng Điều Khiển Tùy Chỉnh và Năng Suất Cao
Tùy chỉnh trải nghiệm Nextcloud của bạn
Nextcloud mang đến trải nghiệm người dùng có khả năng tùy chỉnh cao. Bạn có thể kết hợp thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một bảng điều khiển duy nhất và tạo một trung tâm năng suất tập trung. Các widget này có thể hiển thị sự kiện lịch, nhiệm vụ, tệp gần đây, email, ghi chú và thậm chí cả các nguồn cấp dữ liệu RSS bên ngoài. Ngoài ra, còn có tùy chọn thay đổi hình nền của bảng điều khiển.
Bảng điều khiển Nextcloud hiển thị các widget tùy chỉnh như lịch, công việc, tin tức và file gần đây, minh họa khả năng cá nhân hóa cao cho người dùng.
Nextcloud cũng hỗ trợ giao diện tối (dark theme) và các phông chữ tùy chỉnh để nâng cao mức độ cá nhân hóa. Ngược lại, bảng điều khiển Microsoft 365 Home chủ yếu tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tệp gần đây. Mặc dù điều này hữu ích, nhưng nó thiếu các tính năng năng suất rộng hơn mà Nextcloud cung cấp. Người dùng phải điều hướng đến các ứng dụng riêng biệt (Outlook, Calendar, To-Do) để truy cập email, lịch và nhiệm vụ của họ. Điều này chắc chắn không hiệu quả và tốn thời gian hơn so với Nextcloud.
3. Quản Lý Đa Phương Tiện Vượt Trội
Quản lý ảnh và video đã tải lên của bạn như một chuyên gia
Khả năng quản lý đa phương tiện của Nextcloud trước đây chỉ ở mức cơ bản. Tuy nhiên, nó đã phát triển đáng kể trong vài năm qua. Bạn có thể tạo album, sử dụng album cộng tác, thêm thư mục và thậm chí đánh dấu một số album là yêu thích để dễ dàng truy cập.
Thư viện ảnh trên Nextcloud hiển thị các album ảnh được sắp xếp theo thẻ và vị trí, cho thấy khả năng quản lý đa phương tiện mạnh mẽ và trực quan.
Bạn cũng có thể áp dụng thẻ (tags) cho các tệp đa phương tiện để dễ dàng xem lại chúng. Có một tab “Places” để xem lại ảnh và video của bạn theo vị trí địa lý. Nhìn chung, Nextcloud đã bao gồm tất cả các tính năng cơ bản trong việc quản lý đa phương tiện, và bạn chắc chắn sẽ không cảm thấy thiếu vắng tài khoản OneDrive của mình.
2. Tính Chất Mã Nguồn Mở
Xem lại mã nguồn Nextcloud
Bản chất mã nguồn mở là một khía cạnh cơ bản trong bản sắc của Nextcloud. Không giống như Microsoft 365, mã nguồn của Nextcloud được công khai. Bất kỳ nhà nghiên cứu hoặc chuyên gia bảo mật nào cũng có thể xem xét mã và xác minh các tuyên bố về quyền riêng tư của công ty. Tính chất mã nguồn mở của Nextcloud cũng mở ra một cộng đồng các nhà phát triển, người đóng góp và người dùng nhiệt tình, năng động.
Giao diện quản lý file và thư mục trong Nextcloud, thể hiện khả năng tổ chức dữ liệu linh hoạt trên một nền tảng mã nguồn mở.
Nhìn chung, bằng cách chuyển từ Microsoft 365 sang Nextcloud, bạn sẽ không bị khóa vào một hệ sinh thái độc quyền và có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể của mình.
1. Cộng Tác và Chia Sẻ Nâng Cao
Chia sẻ các tập tin quan trọng của bạn như một chuyên gia
Tương tự Microsoft 365, Nextcloud cũng đạt điểm cao về khả năng cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể thiết lập các quyền truy cập chi tiết và kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống nội dung được chia sẻ. Hơn nữa, có một tùy chọn để đặt mật khẩu và ngày hết hạn nhằm bảo vệ nội dung được chia sẻ khỏi những người không mong muốn.
Tùy chọn chia sẻ file trong Nextcloud với các cài đặt quyền truy cập, mật khẩu và ngày hết hạn, minh họa tính năng cộng tác an toàn và hiệu quả.
Tiện ích bổ sung yêu thích của tôi là tab “Activity” (Hoạt động). Nó cung cấp cái nhìn tổng quan chi tiết về các hành động và thay đổi gần đây trong Nextcloud. Nó hiển thị thông tin về việc tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, chia sẻ và bình luận tệp. Điều này rất tiện dụng cho việc theo dõi nhật ký kiểm toán và các thay đổi đối với các tài liệu quan trọng.
Nextcloud vượt trội so với Microsoft 365
Nhìn chung, sự lựa chọn giữa Nextcloud và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cá nhân của bạn. Nếu bạn coi trọng quyền sở hữu dữ liệu, quyền riêng tư, khả năng tùy chỉnh và hiệu quả chi phí, Nextcloud là một giải pháp thay thế cực kỳ hấp dẫn. Mặc dù Microsoft 365 cung cấp sự dễ sử dụng và tích hợp liền mạch, Nextcloud mang lại khả năng kiểm soát tuyệt vời đối với môi trường kỹ thuật số của bạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy từ bỏ các gói đăng ký thông thường và xây dựng một hệ sinh thái đám mây cá nhân hóa, phục vụ đúng nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một chiếc PC cũ nằm không, hãy tham khảo hướng dẫn biến nó thành đám mây riêng tư bằng Nextcloud trên 123thuthuat.com để bắt đầu ngay hôm nay!
