Nếu bạn đã từng tìm hiểu về Notion, chắc hẳn bạn cũng biết ứng dụng này thường bị mô tả là có “đường cong học tập dốc” và dễ gây choáng ngợp cho người dùng mới. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn chưa quen với việc thiết lập tài liệu cho quản lý dự án và các cơ sở dữ liệu phức tạp. Với vô vàn tính năng và khả năng tùy biến, Notion mặc dù là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ nhưng đôi khi lại trở thành rào cản đối với những ai mới bắt đầu hành trình số hóa công việc của mình. Dựa trên những trải nghiệm và khó khăn cá nhân khi làm quen với nền tảng này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo hữu ích nhằm giúp bạn tiếp cận và làm chủ Notion một cách dễ dàng hơn, biến nó từ một công cụ đáng sợ thành trợ thủ đắc lực cho mọi tác vụ.
5. Tận dụng Template (Mẫu) cho đến khi bạn thành thạo hơn
Dù bạn muốn theo dõi chi phí cá nhân, lập danh sách công việc cần làm đơn giản hay xây dựng một hệ thống quản lý dự án phức tạp, các template Notion luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc thiết lập và định dạng ban đầu. Với vai trò là một người dùng, tôi thấy các template trang cá nhân cực kỳ hữu ích khi muốn nhanh chóng tạo một trang web CV chuyên nghiệp bằng Notion mà không tốn nhiều thời gian.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số template có thể khá phức tạp. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hiểu một tính năng cụ thể nào đó, đừng ngần ngại xóa bỏ nó khỏi template và chỉ tập trung vào những công cụ mà bạn thực sự cần dùng. Ngoài ra, một số template còn đi kèm với phần Câu hỏi thường gặp (FAQ) ở cuối trang, cung cấp các mẹo và hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các công cụ đã được triển khai. Hãy đảm bảo kiểm tra kỹ phần này để có cái nhìn rõ ràng hơn.
4. Đừng cố gắng làm quá nhiều việc cùng lúc
Bạn sẽ bị choáng ngợp bởi hàng loạt tính năng
Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu với Notion, ứng dụng sẽ hỏi bạn muốn sử dụng nền tảng này cho mục đích gì. Ban đầu, khi chỉ đơn thuần khám phá các tính năng của ứng dụng, tôi đã chọn khá nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Kết quả là Notion đã tạo ra quá nhiều trang riêng biệt, khiến tôi ngay lập tức cảm thấy choáng ngợp với khối lượng công việc và những gì cần phải làm.
Trước khi thực sự bắt tay vào sử dụng Notion, tôi khuyên bạn nên xác định rõ ràng mục đích chính mà bạn muốn đạt được và từ từ xây dựng các chức năng, trang tương ứng. Nếu một template đang cố gắng thực hiện quá nhiều thứ, hãy xóa bỏ những phần mà bạn không có ý định sử dụng.
Có rất nhiều tính năng ẩn của Notion mà người dùng thành thạo có thể tận dụng để tạo ra các tích hợp mạnh mẽ. Tuy nhiên, bạn nên tập trung vào những tính năng thực sự mang lại lợi ích cho bản thân trước tiên. Nếu bạn cố gắng làm quá nhiều thứ cùng lúc, ứng dụng sẽ trở thành một “hố đen” tốn thời gian khổng lồ, và bạn sẽ bắt đầu tự hỏi giá trị mà mình nhận được từ việc bỏ ra quá nhiều công sức vào đó là gì. Khi đã cảm thấy thoải mái hơn với nền tảng, bạn có thể dần dần tìm hiểu cách tạo các tự động hóa trong Notion để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
3. Ưu tiên chức năng trước
Tính thẩm mỹ là thứ yếu
Để giữ mọi thứ đơn giản, bạn cũng nên ưu tiên chức năng của các tài liệu Notion hơn là hình thức của chúng. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể khi tập trung vào những gì bạn muốn trang thực hiện, thay vì bận tâm đến việc nó sẽ trông như thế nào.
Ví dụ, khi tôi bắt đầu tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu để lập bảng chi phí cho thú cưng, tôi đã tập trung vào việc đưa tất cả các mục mà tôi muốn vào bảng trước. Sau đó, tôi mới thêm chức năng tính tổng cho cột chi phí.
Khi có nhiều thời gian hơn, tôi sẽ tùy chỉnh màu sắc của các mục trong bảng. Mọi thứ sẽ trở nên phức tạp hơn nếu tôi muốn biến bảng thành biểu đồ hoặc dòng thời gian, và rất dễ bị choáng ngợp. Vì vậy, tôi sẽ gắn bó với bảng đơn giản và các chức năng của nó, và thử nghiệm với các bố cục khác nhau khi có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn. Khi tất cả các chức năng đã hoàn chỉnh, tôi mới bắt đầu tìm hiểu cách tạo các trang Notion đẹp mắt.
2. Khám phá Notion Academy
Nơi cung cấp các bài hướng dẫn ngắn gọn, súc tích
Mặc dù tôi không phải là người hâm mộ việc phải xem hướng dẫn để học cách sử dụng một ứng dụng đúng cách, thực tế là Notion tích hợp quá nhiều chức năng đến mức bạn không thể chỉ “nhảy vào” một cách mù quáng. Nếu bạn làm vậy, giống như tôi đã từng, bạn rất có thể sẽ cảm thấy thất vọng khi cố gắng làm cho một số tính năng hoạt động.
Trang khóa học của Học viện Notion, nơi cung cấp các hướng dẫn sử dụng Notion chi tiết.
Notion Academy cung cấp một loạt các bài hướng dẫn ngắn gọn, súc tích giúp bạn học cách sử dụng các tính năng khác nhau của nền tảng. Các video và hướng dẫn này là một phần của các khóa học nhằm mục đích dạy bạn một chức năng nhất định.
Cũng có rất nhiều YouTuber chuyên về Notion, nhưng tôi nhận thấy rằng các video “ngắn gọn” từ Notion Academy dễ tập trung hơn đối với bản thân. Bạn cũng có thể truy cập cộng đồng Notion trên Reddit để tìm kiếm các mẹo và lời khuyên hữu ích về nền tảng này.
1. Đừng xây dựng trang Notion khi đang có deadline gấp
Vội vàng chỉ khiến ứng dụng trở nên khó chịu hơn
Nếu bạn đang vội và cố gắng triển khai một cái gì đó trong Notion mà chưa thực sự thành thạo tất cả các tính năng, bạn đang đi trên con đường nhanh nhất dẫn đến sự thất vọng và choáng ngợp. Khi tôi cố gắng tạo một cơ sở dữ liệu chi phí trong khi phải gửi tổng số tiền vào chiều hôm đó, tôi đã quá vội vàng để thực sự khám phá xem mỗi trường trong bảng liên quan đến điều gì.
Giao diện ứng dụng Notion, minh họa khả năng quản lý dữ liệu và tùy chọn chia sẻ.
Điều này khiến tôi nhanh chóng cảm thấy khó chịu vì mọi thứ không hoạt động như mong đợi, và tôi đã quay lại ghi lại các khoản chi phí trong tài liệu Google Sheets của mình. Nhưng mọi việc trở nên ít khó chịu hơn rất nhiều khi tôi quay lại Notion mà không có deadline và dành thời gian tạo trang chi phí. Bởi vì tôi đã từ tốn, tôi có thể phát hiện ra các gợi ý do ứng dụng cung cấp (như tạo trường tính toán tự động) mà trước đây tôi quá bối rối để nhận ra.
Hãy từ tốn khi bắt đầu với Notion
Notion có vô vàn tính năng để khám phá, và nếu bạn vội vàng lao vào khi đang gấp gáp, rất có thể bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp bởi mọi thứ mà bạn có thể làm. Việc dựa vào các template sẵn có, tập trung vào chức năng hơn là hình thức, khám phá Học viện Notion (Notion Academy) và sử dụng ứng dụng khi bạn có đủ thời gian rảnh rỗi để tìm hiểu sẽ giúp bạn cảm thấy bớt choáng ngợp hơn với nền tảng phức tạp này. Hãy biến Notion thành công cụ đắc lực của bạn thay vì một gánh nặng. Đừng quên truy cập 123thuthuat.com để đọc thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác và chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi nhé!
