Trong thế giới của các không gian làm việc đa năng, Notion đã giữ vị trí thống trị một thời gian dài. Nền tảng này được biết đến như một trung tâm tối ưu cho việc quản lý nhiệm vụ, ghi chú, dự án và cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, một đối thủ mới đã xuất hiện, hứa hẹn khả năng kiểm soát cục bộ, kết nối tri thức liên thông, hỗ trợ làm việc ngoại tuyến và sự linh hoạt vượt trội. Đó chính là Obsidian. Nhưng trước khi bạn quyết định chuyển đổi hoàn toàn sang Obsidian, điều quan trọng là phải hiểu liệu nó có thể thực hiện mọi chức năng mà Notion đang cung cấp hay không.
Câu trả lời ngắn gọn là không. Bài viết này sẽ đi sâu khám phá những điểm mạnh độc đáo của Obsidian, tiềm năng của nó, những hạn chế so với Notion và cuối cùng giải đáp câu hỏi lớn: liệu Obsidian có phải là giải pháp thay thế Notion mà bạn đang tìm kiếm cho quy trình làm việc của mình tại Việt Nam hay không?
Phương pháp tổ chức thông tin tương đồng
Khả năng liên kết các ghi chú
Cả Obsidian và Notion đều đáp ứng tốt các chức năng cơ bản về tổ chức ghi chú. Với Notion, bạn có thể tạo một không gian làm việc mới và bắt đầu thêm các trang (pages) cùng các trang con (subpages). Bạn cũng có thể đánh dấu nhiều trang là mục yêu thích (favorites) để dễ dàng truy cập. Nhìn chung, Notion giống như một tủ tài liệu được sắp xếp khoa học, nơi thông tin được phân loại và lưu trữ gọn gàng.
Không gian làm việc của Notion với các trang và cơ sở dữ liệu được tổ chức gọn gàng.
Cách tổ chức của Obsidian về cơ bản là dựa trên tệp tin. Nó sử dụng các “vaults” (hầm) làm vùng chứa cấp cao nhất cho các ghi chú của bạn. Bên trong các vaults, bạn có thể tạo thư mục và thư mục con để sắp xếp các tệp Markdown của mình. Mặc dù bạn có thể tạo cấu trúc phân cấp, sức mạnh của Obsidian nằm ở khả năng kết nối liên thông giữa các ghi chú, chứ không chỉ đơn thuần là tổ chức thư mục (điều này sẽ được đề cập chi tiết hơn sau). Bạn không thể đánh dấu ghi chú là mục yêu thích như Notion mà thay vào đó phải dựa vào các liên kết, thẻ (tags) và tính năng tìm kiếm để truy cập thông tin liên quan.
Cấu trúc thư mục và vault của Obsidian hiển thị cách tổ chức ghi chú Markdown.
Obsidian mang lại sự linh hoạt vượt trội
Lưu trữ dữ liệu mọi lúc, mọi nơi
Đây là điểm mà Obsidian vượt trội hơn Notion một cách đáng kể. Obsidian lưu trữ ghi chú của bạn dưới dạng tệp văn bản thuần túy Markdown trong các thư mục trên hệ thống tệp của máy tính. Ghi chú của bạn luôn có thể truy cập được, ngay cả khi không có kết nối internet. Điều này cực kỳ quan trọng đối với người dùng thường xuyên làm việc ở những khu vực có internet hạn chế.
Vì Obsidian sử dụng các tệp Markdown tiêu chuẩn, bạn có thể sử dụng bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào hỗ trợ đồng bộ hóa thư mục, bao gồm OneDrive, Dropbox, Google Drive và iCloud. Điều này mang lại cho bạn sự tự do hoàn toàn trong việc lựa chọn dịch vụ đám mây phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Ví dụ, người dùng Microsoft 365 có thể lưu trữ các vault Obsidian trên OneDrive, trong khi người đăng ký Google Workspace có thể chọn Google Drive để thực hiện công việc.
Bởi vì các tệp được lưu trữ ở định dạng Markdown, chúng có thể được đọc bởi hầu hết mọi trình soạn thảo văn bản. Điều này cho phép tính di động và tuổi thọ dữ liệu cực cao. Notion chủ yếu lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu đám mây của riêng mình. Điều này có nghĩa là bạn phụ thuộc vào máy chủ của Notion để truy cập ghi chú của mình và khả năng truy cập ngoại tuyến cũng bị hạn chế.
Ghi chú Obsidian được lưu trữ dưới dạng tệp tin Markdown trên hệ thống máy tính cục bộ, hỗ trợ truy cập ngoại tuyến.
Obsidian còn thiếu các tính năng cơ sở dữ liệu nâng cao
Khó khăn khi tổ chức dữ liệu phức tạp
Notion nổi bật hơn đáng kể so với Obsidian nhờ các cơ sở dữ liệu nâng cao của mình. Obsidian chỉ hỗ trợ các bảng cơ bản bằng cú pháp Markdown. Điều này cho phép bạn tạo các bảng đơn giản để hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên, không có hỗ trợ tích hợp sẵn cho các dạng xem bảng khác nhau, như danh sách, thư viện (galleries) hoặc bảng Kanban.
Notion cung cấp nhiều dạng xem để hiển thị và tương tác với dữ liệu. Bạn có thể sử dụng bảng, danh sách, thư viện, dòng thời gian, bảng Kanban, lịch và thậm chí cả các biểu đồ khác nhau để tổ chức dữ liệu. Công ty cũng đã bổ sung hỗ trợ Forms để tạo các khảo sát và câu đố, thu thập dữ liệu từ các thành viên trong nhóm. Cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều thuộc tính khác nhau, chẳng hạn như ngày tháng, số, văn bản, công thức và nhiều hơn nữa.
Điều này mở khóa sự linh hoạt tuyệt vời trong cách bạn có thể hiển thị dữ liệu. Obsidian cũng thiếu hỗ trợ thư viện template. Nếu bạn chủ yếu dựa vào các template có sẵn, tốt hơn hết bạn nên tiếp tục sử dụng Notion vì nó cung cấp hơn 30.000 bố cục sẵn sàng sử dụng để lựa chọn.
Cộng đồng plugin của Obsidian có cung cấp một số công cụ tương tự như chức năng cơ sở dữ liệu. Plugin Kanban là một ví dụ rất phổ biến. Tuy nhiên, nó vẫn không được tích hợp sâu như hệ thống cơ sở dữ liệu của Notion.
Obsidian chưa có tính năng tự động hóa mạnh mẽ
Tích hợp hạn chế với các ứng dụng khác
Obsidian chủ yếu dựa vào các quy trình làm việc thủ công. Không có hệ thống tích hợp sẵn để tạo các hành động tự động dựa trên các kích hoạt hoặc điều kiện. Mặt khác, Notion cung cấp các tính năng tự động hóa mạnh mẽ cho phép người dùng tạo các quy trình làm việc dựa trên các kích hoạt cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tự động hóa thông báo trong Slack hoặc các nền tảng khác khi thuộc tính cơ sở dữ liệu thay đổi (khi ai đó thay đổi trạng thái nhiệm vụ từ “Đang tiến hành” sang “Hoàn thành”).
Trải nghiệm cộng tác thời gian thực cũng tốt hơn trên Notion. Sau tất cả, thiết kế của Obsidian hướng đến mục đích quản lý kiến thức cá nhân.
Tính năng tự động hóa và tích hợp mạnh mẽ của Notion giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Những ưu điểm độc đáo của Obsidian
Obsidian cung cấp một số tính năng độc đáo giúp nâng cao trải nghiệm người dùng vượt xa khả năng của Notion. Ví dụ, chế độ xem đồ thị (graph view) cung cấp một cách tuyệt vời để trực quan hóa các ghi chú được kết nối với nhau. Tính năng Canvas cung cấp một không gian làm việc trực quan, tự do để sắp xếp và liên kết các nội dung đa dạng. Những tính năng này không có trong môi trường có cấu trúc của Notion.
Trình quản lý chủ đề (theme manager) mạnh mẽ của Obsidian cho phép tùy chỉnh giao diện người dùng rộng rãi. Cuối cùng, thư viện plugin mở rộng của nó cho phép bạn điều chỉnh Obsidian theo các quy trình làm việc cụ thể của mình. Bạn có thể sử dụng nó để lấp đầy những khoảng trống còn thiếu, như bảng Kanban và bảng nâng cao, trong các vault của mình. Ngược lại, Notion có một hệ sinh thái đóng.
Tìm kiếm cơ sở kiến thức hoàn hảo của bạn
Cuộc tranh luận giữa Obsidian và Notion không phải là để tuyên bố một người chiến thắng tuyệt đối. Cả hai nền tảng đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý kiến thức nhưng phục vụ các nhu cầu và quy trình làm việc riêng biệt. Mặc dù việc chuyển đổi từ Notion sang Obsidian mang lại một số lợi thế, bạn không nên bỏ qua hoàn toàn những hạn chế đã nêu ở trên. Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào cơ sở dữ liệu và khả năng cộng tác, chúng tôi đặc biệt khuyên bạn không nên sử dụng Obsidian vào thời điểm này.
Cho đến khi đó, bạn có thể tham khảo thêm các lựa chọn thay thế Notion hỗ trợ làm việc ngoại tuyến khác cho quy trình làm việc của mình trên 123thuthuat.com.
