Kể từ khi ra mắt, Notion luôn được xem là “vị vua” không thể tranh cãi trong thế giới công cụ năng suất. Đây là một không gian làm việc toàn diện, hứa hẹn tổ chức mọi thứ từ cuộc sống cá nhân đến các dự án nhóm phức tạp. Tôi đã dành vô số giờ để hoàn thiện các thiết lập Notion của mình và tin rằng đây chính là tương lai của công việc.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi phát triển theo thời gian, tôi bắt đầu nhận ra Notion đã tụt hậu đến mức nào so với các đối thủ cạnh tranh ngày càng đổi mới. Đây không chỉ là một linh cảm đơn thuần; đó là lý do tại sao tôi không còn có thể gắn bó với Notion trong tương lai. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các lý do chính khiến Notion không còn là lựa chọn hàng đầu cho nhiều người dùng chuyên nghiệp.
Chế Độ Ngoại Tuyến (Offline Mode) – “Thứ Yếu” Nay Trở Thành Bắt Buộc
Trong một thời gian dài, việc Notion thiếu khả năng làm việc ngoại tuyến thực sự chỉ là một sự bất tiện mà tôi đơn giản là “tạm chấp nhận”. Hầu hết thời gian tôi đều ở gần mạng Wi-Fi, và nó chỉ là một vấn đề nhỏ đối với các thiết lập của tôi. Nhưng giờ đây, vào năm 2025, với lịch trình di chuyển thường xuyên của mình, việc thiếu chế độ ngoại tuyến đã trở thành một yếu tố phá vỡ mọi thỏa thuận.
Dù Notion đang phát triển, nhưng…
Thiếu chế độ ngoại tuyến là nhược điểm lớn của Notion trong thời đại di chuyển
Đôi khi, tôi đang ở chỗ khách hàng và cần nhanh chóng tra cứu một chi tiết quan trọng từ cơ sở dữ liệu, nhưng lại phát hiện ra Wi-Fi bị ngắt hoặc quá chậm đến mức không thể tải nổi một trang. Điều đó thật sự gây khó chịu. Toàn bộ không gian làm việc của tôi bị khóa sau một kết nối internet. Sự thiếu sót này ảnh hưởng đến năng suất của tôi, tạo ra căng thẳng không cần thiết và vẫn là một lỗi cơ bản khiến tôi không thể tin cậy Notion làm không gian làm việc chính của mình.
Ứng Dụng Di Động: “Bình Thường” Là Đã Quá Ưu Ái
Sự thất vọng của tôi với Notion không chỉ dừng lại ở phiên bản máy tính để bàn. Câu chuyện tương tự khi tôi mở ứng dụng di động. Notion tự quảng bá mình là một không gian làm việc tất cả trong một, nhưng trải nghiệm di động của nó lại khá kém. Sau cùng, đây không phải là những ứng dụng di động gốc (native applications) thực sự.
Cơ sở dữ liệu lớn tải chậm
Trải nghiệm ứng dụng di động của Notion thường chậm và kém tối ưu
Cách tiếp cận “web wrapper” của Notion có cả ưu và nhược điểm. Ví dụ, hiệu suất trên di động không đạt yêu cầu. Thời gian tải chậm, các trang hiển thị từ từ, và ngay cả việc điều hướng cơ bản cũng có thể trở thành một cực hình. Ngược lại, các ứng dụng native cho cảm giác phản hồi nhanh, mượt mà và tức thì. Ngoài tốc độ, trải nghiệm người dùng cũng bị ảnh hưởng. Với tầm quan trọng của việc truy cập di động vào năm 2025 – để ghi chú nhanh khi di chuyển, kiểm tra nhiệm vụ trong lúc đi làm, hoặc xem lại tài liệu giữa các cuộc họp – ứng dụng di động “bình thường” của Notion là một sự thất vọng lớn.
Yêu Cầu Quá Nhiều Công Sức Để Tổ Chức Và Tùy Chỉnh
Một trong những yêu cầu lớn nhất của Notion là lượng công sức cần thiết để tổ chức. Khi mới bắt đầu, tôi yêu thích “tấm canvas trắng”, những khả năng vô hạn. Nhưng theo thời gian, điều tôi nhận ra là sự linh hoạt này thường chuyển thành hàng giờ làm việc. Tôi thường xuyên dành một lượng thời gian đáng kể chỉ để xây dựng không gian làm việc của mình.
Thường tốn hàng giờ đồng hồ với Notion
Việc tùy chỉnh trang Notion cá nhân có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức
Tôi đang nói về việc tạo một “trang chủ” đóng vai trò là bảng điều khiển cho các dự án, nhiệm vụ hoặc quản lý kiến thức. Tôi cũng mày mò với các cột để có bố cục hoàn hảo, tinh chỉnh các chế độ xem cơ sở dữ liệu không ngừng, và thử nghiệm tính năng nhúng để kéo đúng thông tin từ các nguồn khác. Nhu cầu “kỹ thuật thủ công” liên tục này làm cạn kiệt thời gian và năng lượng tinh thần mà lẽ ra có thể, và nên, được dành cho công việc thực sự.
Tốc Độ Ra Mắt Tính Năng Mới Chậm Chạp
Notion đã phát triển chậm chạp. Có cảm giác như Notion đang theo đuổi việc xây dựng một hệ sinh thái ứng dụng với Calendar, Mail, AI add-ons, Forms, và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, công ty dường như đang bỏ quên sản phẩm cốt lõi của mình. Những cải tiến cơ bản mà người dùng đã yêu cầu trong nhiều năm vẫn còn thiếu.
So với các đối thủ cạnh tranh
Tốc độ phát triển tính năng mới của Notion đang chậm hơn so với các đối thủ như Obsidian
Ngoài chế độ ngoại tuyến, đâu là những đổi mới thực sự trong khả năng hiển thị dữ liệu? Tôi liên tục thấy các công cụ khác cung cấp bảng trắng (whiteboards) để lên ý tưởng, hoặc các chế độ xem đồ thị mạnh mẽ hiển thị các kết nối giữa các ghi chú và ý tưởng của tôi. Notion yêu cầu nhúng từ bên thứ ba hoặc các giải pháp phức tạp để hoàn thành công việc. Thay vì cung cấp các cải tiến hiệu suất hoặc các tính năng đã được yêu cầu từ lâu, Notion lại bận rộn xây dựng một ứng dụng email client. Điều này khiến tôi tự hỏi liệu sản phẩm cốt lõi có thực sự bắt kịp tiềm năng của nó hay không.
Các Đối Thủ Đang Bứt Phá Mạnh Mẽ
Tôi đã theo dõi sát sao các lựa chọn thay thế Notion, và một số trong số chúng đang khiến Notion trở nên lỗi thời. Lấy Capacities làm ví dụ. Cách tiếp cận định hướng đối tượng độc đáo của nó để tổ chức thông tin là một yếu tố thúc đẩy năng suất lớn. Thay vì xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu, tôi đang làm việc với các “đối tượng” liên kết với nhau như con người, sách hoặc dự án, và hệ thống hiểu được các mối quan hệ của chúng.
Bạn sẽ không còn “nhớ nhung” Notion
Tiếp theo là Anytype, công cụ xử lý các mối lo ngại về quyền riêng tư một cách chuyên nghiệp. Cam kết mã hóa đầu cuối của họ có nghĩa là tôi có thể lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm với mức độ bảo mật mà Notion không cung cấp. Tôi cũng đã thử AppFlowy, công cụ này cho phép kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng tự lưu trữ. Notion vẫn dẫn đầu về các tùy chọn cơ sở dữ liệu, nhưng khoảng cách đó đang thu hẹp nhanh chóng.
Từ Yêu Thích Đến Thất Vọng
Nhìn chung, có thể nói rằng hành trình của tôi với Notion đã đến ngã rẽ. Mặc dù Notion vẫn giữ một vị trí đặc biệt trong lòng nhiều người, nhưng đối với những người trong chúng ta đòi hỏi nhiều đổi mới hơn, hiệu suất tốt hơn và trải nghiệm ngoại tuyến mượt mà, rõ ràng Notion đang bị tụt hậu. Nếu bạn cũng đang ở trong tình huống tương tự và cảm thấy có sự thỏa hiệp hoặc hạn chế, thì hãy bắt đầu khám phá các giải pháp thay thế phù hợp hơn cho công việc của mình.
