Trong khoảng một năm, bộ ứng dụng Microsoft Office là lựa chọn phần mềm của tôi cho các tài liệu và bảng tính cần dùng. Tuy nhiên, kể từ đầu năm 2025, tôi quyết định không còn muốn trả khoản phí định kỳ quá cao cho Office và đã từ bỏ nó. Vì vậy, tôi cần tìm một giải pháp thay thế phù hợp để sử dụng trên chiếc Mac Mini của mình.
Tôi có thể đã sử dụng các ứng dụng văn phòng của Apple, nhưng tôi muốn một thứ gì đó thực sự tốt, vì vậy tôi đã thử rất nhiều lựa chọn. Và hóa ra, WPS Office cuối cùng đã trở thành lựa chọn hàng đầu của tôi sau khi thử nghiệm gần như mọi tùy chọn hiện có. Dưới đây là những lý do tại sao WPS Office đã trở thành bộ ứng dụng văn phòng yêu thích của tôi trên Mac Mini, và tiềm năng cả trên Windows nữa.
1. Hoàn toàn miễn phí – Giá không thể tốt hơn
Tiết kiệm chi phí tối đa
Điều đầu tiên, tôi không muốn chi tiền cho một bộ ứng dụng Office mà tôi sử dụng rất ít nữa. Do đó, việc hoàn toàn miễn phí là một tiêu chí quan trọng mà tôi tìm kiếm ở một giải pháp thay thế Microsoft Office. Ngạc nhiên thay, có khá nhiều tùy chọn miễn phí ngoài kia, nhưng WPS Office không chỉ cung cấp một ứng dụng miễn phí mà còn bao gồm 1GB bộ nhớ đám mây miễn phí cho tài liệu, điều này rất tiện lợi khi tôi muốn lưu trữ tài liệu và truy cập trên nhiều thiết bị. May mắn thay, trên macOS, quảng cáo cũng khá tối thiểu, vì vậy đây không phải là một phần mềm miễn phí gây khó chịu.
WPS Office hiển thị thông tin về việc ứng dụng miễn phí trên website chính thức
Hơn thế nữa, WPS Office bao gồm một số mẫu template miễn phí cho tài liệu của bạn, và dường như nó cung cấp hầu hết các tính năng cần thiết, hoặc ít nhất là những tính năng tôi cần. Một đối thủ đáng gờm khác mà tôi đã thử là SoftMaker Free Office, nhưng ứng dụng này lại thiếu khả năng tạo bảng trong Excel, một tính năng rất quan trọng đối với tôi. Ngoài ra, một số tính năng như chuyển đổi tài liệu PDF sang Word cũng có sẵn miễn phí trong WPS Office.
2. Xử lý file CSV và dữ liệu số liệu một cách vượt trội
Giải quyết vấn đề đặc thù quan trọng
Như tôi đã đề cập, tôi không sử dụng bộ ứng dụng Office của mình cho quá nhiều việc, nhưng một trường hợp sử dụng gần đây của tôi là mở các tệp CSV mà tôi xuất từ một trong những nền tảng quản lý công việc. Nền tảng này cho phép tôi xuất danh sách các bài viết với rất nhiều dữ liệu, bao gồm nhiều trường có chứa số, và chúng được xuất dưới dạng tệp CSV.
Khi tôi mở các tệp CSV này trong hầu hết các bộ ứng dụng Office thay thế mà tôi đã thử, các trường có số thường bị coi là trường văn bản. Vì vậy, khi tôi sắp xếp chúng, thay vì sắp xếp từ cao nhất đến thấp nhất cho toàn bộ số, nhiều bộ ứng dụng này sẽ đặt tất cả các trường bắt đầu bằng số 9 lên đầu, ngay cả khi số đầy đủ nhỏ hơn nhiều. Tôi đã phải chỉnh sửa thủ công tất cả các trường để chúng được nhận diện là số đúng định dạng.
Tệp CSV được mở trong phần mềm WPS Office hiển thị dữ liệu số liệu rõ ràng
WPS Office là một trong số ít công cụ mà tất cả các số được diễn giải chính xác ngay từ đầu, vì vậy tôi có thể dễ dàng sắp xếp các bảng Excel mà không gặp bất kỳ rắc rối nào, và điều đó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đây là những điều bạn có thể không nghĩ đến cho đến khi bạn thực sự cần chúng, nhưng chúng tạo ra sự khác biệt rất lớn khi bạn làm.
3. Giao diện người dùng quen thuộc và hiện đại
Kế thừa tinh hoa từ Microsoft Office
Tôi biết một số người có thể không đồng ý, nhưng tôi vẫn tin chắc rằng thiết kế giao diện người dùng của Microsoft Office là một cách tiếp cận tốt hơn nhiều so với những gì Microsoft đã làm trước khi giao diện Ribbon được triển khai. May mắn thay, WPS Office đã đi theo bước chân của thiết kế Microsoft hiện đại. Tất cả các tính năng chính trong WPS Office được chia thành các tab trông và cảm nhận rất hiện đại, thậm chí còn cung cấp các hiệu ứng chuyển đổi mượt mà khi chuyển đổi giữa các tab. Tổng thể, nó mang lại trải nghiệm sử dụng rất tốt.
Giao diện theo tab giúp việc tìm kiếm các cài đặt cụ thể trở nên dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt vì tất cả các tùy chọn đều được dán nhãn rõ ràng (thường còn rõ ràng hơn cả của Microsoft).
Bạn cũng nhận được nhiều tính năng tương tự, như một thanh công cụ nhỏ xuất hiện bên cạnh văn bản được chọn để bạn có thể nhanh chóng thay đổi cài đặt định dạng cho các phần cụ thể của tài liệu. Sử dụng WPS Office cảm thấy rất tự nhiên khi chuyển từ Microsoft Office, và đó là một sự chuyển đổi rất dễ dàng.
4. Giao diện tích hợp tất cả trong một (All-in-one)
Một cửa sổ cho mọi ứng dụng
Cuối cùng, một điều khác tôi yêu thích ở WPS Office là sự tiện lợi khi có tất cả các ứng dụng trong một giao diện hợp nhất. Dù bạn đang chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hay bản trình chiếu, WPS Office đều mở mỗi tệp trong một tab mới, thay vì một cửa sổ mới, cho phép bạn giữ màn hình desktop gọn gàng hơn và sắp xếp công việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, việc chỉ có một ứng dụng duy nhất để mở cho mọi nhu cầu cũng dễ dàng hơn, thay vì ba ứng dụng khác nhau cho các loại tệp khác nhau.
Giao diện WPS Office với nhiều tab tài liệu và tính năng Workspaces giúp quản lý hiệu quả
Không muốn tất cả tài liệu của bạn trong cùng một cửa sổ? WPS Office cũng có giải pháp cho bạn. Mặc dù hành vi mặc định giữ tất cả các tệp của bạn cùng nhau, bạn có thể tạo “workspaces” (không gian làm việc), là các cửa sổ độc lập mà bạn có thể sử dụng để tách biệt các tệp của mình. Bằng cách đó, bạn có thể chọn những tài liệu nào nên giữ cùng nhau và những tài liệu nào nên tách biệt dựa trên các yếu tố như dự án liên quan, và bạn có toàn quyền linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách bạn muốn.
WPS Office là một lựa chọn miễn phí tuyệt vời
Nếu bạn giống như tôi và muốn một bộ ứng dụng văn phòng có thể sử dụng cho khối lượng công việc tương đối nhẹ, WPS Office là một lựa chọn tuyệt vời mà không tốn kém, chủ yếu vì bạn có thể sử dụng nó hoàn toàn miễn phí. Ngay cả khi bạn chọn trả phí, chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với Microsoft Office, vì vậy bạn có thể loại bỏ quảng cáo và mở khóa một số tính năng bổ sung với mức giá tương đối thấp.
Tôi thấy WPS Office đặc biệt tốt trên macOS, chủ yếu vì quảng cáo dường như ít xâm nhập hơn so với trên Windows, nơi bạn có thể bị thúc đẩy nâng cấp lên phiên bản trả phí thường xuyên hơn một chút. Nhưng ngay cả khi bạn là người dùng Windows, đây cũng là một lựa chọn tuyệt vời để kiểm tra, và nó hoạt động rất tốt cho nhu cầu của tôi. Hãy trải nghiệm WPS Office ngay hôm nay!
